Mehr Effizienz und zufriedene Patienten mit medflex

Im Interview mit medflex CEO Martin Drees spricht Hendrik Hartung, Geschäftsführer des MVZ BERLIN RUDOW, über die Herausforderungen in seinem Haus und wie er diese dank medflex lösen konnte.

Herr Hartung, können Sie sich kurz vorstellen und uns etwas über Ihre Arbeit erzählen?

Ich bin Geschäftsführer des MVZ Berlin RUDOWS und leite es seit 15 Jahren. In dieser Zeit haben wir uns von zwei auf zwölf Fachärzte vergrößert. Unser Schwerpunkt liegt auf Allgemeinmedizin und Orthopädie, wobei wir auch Chirurgie und physikalische Medizin abdecken. Mit diesem Wachstum kamen natürlich auch zahlreiche Herausforderungen, die uns dazu brachten, medflex zu implementieren.

Welche Herausforderungen waren das genau?

Die steigende Anzahl an Patienten stellte uns vor organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Unsere Räumlichkeiten blieben gleich, während die Patientenanzahl wuchs. Gleichzeitig war es irgendwann nicht mehr möglich, weitere Mitarbeiter einzustellen, ohne dabei wirtschaftliche Einbußen hinzunehmen. Es war klar, dass wir neue Wege finden mussten, um effizienter zu arbeiten.

Sie haben gerade erwähnt, dass Sie unterschiedliche Fachbereiche in Ihrem Haus haben – wie wird das in medflex abgebildet?

Wir haben die Fachbereiche organisatorisch und räumlich getrennt, und das Gleiche gilt für medflex. Anfragen werden nach Fachbereich gefiltert, sodass jede Abteilung nur ihre relevanten Patientenanfragen sieht. Das sorgt für Übersichtlichkeit und verhindert Verwechslungen. Unsere Mitarbeiter können dadurch gezielt und effizient auf die Anliegen reagieren.

„Die steigende Anzahl an Patienten stellte uns vor organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Es war klar, dass wir neue Wege finden mussten, um effizienter zu arbeiten..“

— Hendrik Hartung

Wenn Sie an die Anfangszeit denken: Wie hat Ihr Team die Einführung von medflex aufgenommen? Gab es Widerstände – und wenn ja, wie haben Sie diese gelöst?

Die Notwendigkeit war allen bewusst, denn die Überlastung und Unzufriedenheit der Patienten waren spürbar. Trotzdem gab es zunächst Widerstände, da medflex eine völlig neue Software war. Das ist verständlich, Veränderung löst oft Unsicherheiten aus. Wir haben jedoch intensiv geschult und Schlüsselmitarbeiter eng begleitet, die dann das restliche Team unterstützt haben. Die Unterstützung durch medflex war hier enorm hilfreich, insbesondere durch den festen Ansprechpartner während des gesamten Prozesses bis heute.

Welche Veränderungen haben Sie seit der Einführung festgestellt?

Die Arbeitsabläufe sind heute viel strukturierter. Früher hatten wir oft doppelte oder dreifache Anfragen von Patienten über verschiedene Kanäle. Das kostet Zeit und Nerven. Mit medflex können wir diese Anfragen bündeln und priorisieren. Eine große Verbesserung ist auch, dass wir asynchron arbeiten können. In Stoßzeiten konzentrieren wir uns auf die Patienten vor Ort und bearbeiten digitale Anfragen später, wenn es ruhiger ist.

Natürlich ermöglicht die E-Mail auch asynchrones Beantworten, aber man bewegt sich dabei ja immer in einer Grauzone datenschutztechnisch. Außerdem bietet medflex mit dem Telefonassistenten einen Weg die telefonische Erreichbarkeit deutlich zu verbessern.

Gibt es besondere Beispiele für die Vorteile, die medflex Ihnen gebracht hat?

Ein tolles Beispiel ist eine Mitarbeiterin, die aus privaten Gründen in ein anderes Bundesland gezogen ist. Durch medflex konnten wir sie trotz Umzugs bei uns behalten. Sie beantwortet Patientenanfragen einfach von zu Hause aus. Das wäre ohne medflex nicht möglich gewesen.

Wie haben die Patienten auf medflex reagiert?

Alles in allem positiv, das zeigen auch die Nutzungszahlen. Vor medflex hatten wir mit vielen Beschwerden und massenhaft schlechten Google-Bewertungen, was unsere Erreichbarkeit angeht zu kämpfen. Das ist deutlich zurück gegangen. Die Patienten fühlen sich dank des Telefonassistenten viel abgeholter, sie können Ihr Anliegen loswerden und das viel besser als auf einem gewöhnlichen Anrufbeantworter. Für die Patienten macht das wirklich einen Unterschied

„Mit medflex arbeiten wir asynchron: Stoßzeiten gehören den Patienten vor Ort, digitale Anfragen bearbeiten wir, wenn es ruhiger in der Praxis wird..“

— Hendrik Hartung

Was würden Sie Kollegen empfehlen, die medflex aktuell in Betracht ziehen?

Probieren Sie es aus! Wir hatten alle denkbaren Methoden ausprobiert, um unsere Erreichbarkeit und Organisation zu verbessern – keine hat so gut funktioniert wie medflex. Die Investition lohnt sich, weil sie nicht nur die Zufriedenheit der Patienten steigert, sondern auch den Arbeitsalltag des gesamten Teams inklusive der Geschäftsführung spürbar erleichtert.