Telefonassistenten für die Arztpraxis im Vergleich

Unterschiede digitaler Telefonassistent

Spracherkennung und KI

Nicht jede elektronische Lösung ist auch intelligent, also KI-basiert. Es gibt einfachere digitale Telefonassistenten, die sich auf grundlegende Funktionen wie Anrufweiterleitung und -aufzeichnung beschränken. KI-gestützte Lösungen bieten weit mehr: Sie nehmen Anliegen bei natürlicher Gesprächsführung eigenständig auf und ermöglichen es, Abläufe zu automatisieren.

So werden Telefonate in strukturierte schriftliche Aufgaben umgewandelt, die übersichtlich im Anfrageneingang auf Sie warten. Mitunter können sie mittels Spracherkennung Anrufe sogar in verschiedene Kategorien einstufen und entsprechend für Sie markieren, z. B. Terminwunsch oder Rezeptbestellung. Das erleichtert die Aufgabenplanung erheblich, weil die Technik gleich mehrere Arbeitsschritte für Sie übernimmt.

Digitale Antwortmöglichkeit geboten?

Wenn Anrufe lediglich digitalisiert werden, ist das zwar schon einmal übersichtlicher als mit dem guten alten Anrufbeantworter, aber zurückrufen müssen Sie die Patient:innen trotzdem. Und das kann mühsam sein.

Besonders praktisch sind deshalb smarte Telefonassistenten, die zugleich eine digitale Antwortmöglichkeit bieten, z. B. über einen integrierten Messenger. Ganz wichtig: Der muss natürlich datensicher sein! Dann verringern Sie neben eingehenden auch ausgehende Anrufe, was die Zeitersparnis zusätzlich steigert. So ein Messenger erweist sich auch bei anderen Aufgaben im Praxisalltag als praktisch, wie der Befundübermittlung oder bei Rezepten.

Integration

Manche digitale Telefonassistenten bieten Schnittstellen zum Praxisverwaltungssystem – Tipp: Sehen Sie genau hin, wenn damit geworben wird, denn die Möglichkeiten sind in der Regel sehr begrenzt! Andere können bekannte Patient:innen anhand der Telefonnummer und des Geburtsdatums eindeutig zuordnen, um die Verwaltung von Patientendaten zu erleichtern. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass eine dieser Optionen für die nahtlose Einbindung in Ihre Abläufe gegeben ist.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz und hohe technische Sicherheitsstandards sind für den Einsatz in der Arztpraxis ein Muss. Wählen Sie deshalb unbedingt einen Anbieter, der DSGVO-konform ist und den gesetzlichen Anforderungen für den medizinischen Einsatz entspricht. Im medizinischen Bereich gelten darüber hinaus strenge IT-Sicherheitsvorgaben. So dürfen Daten Deutschland nicht verlassen. Nicht-europäische Anbieter gelten generell als hochproblematisch.