Intelligenter Anrufbeantworter für die Arztpraxis

Was ein intelligenter Anrufbeantworter ist und was die Vorteile sind

Intelligente Anrufbeantworter bieten viel Potenzial die Abläufe in der Arztpraxis zu vereinfachen. Spielen Sie mit dem Gedanken, solch ein Tool einzusetzen? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie KI-basierte Lösungen funktionieren, welche Vorteile sie bieten und – ganz wichtig – wie Sie die Akzeptanz seitens Patient:innen fördern.

Was ist ein intelligenter Anrufbeantworter?

Intelligente Anrufbeantworter sind KI-basierte Telefonassistenten, die weit mehr können, als Telefonate nur zum späteren Abhören aufzunehmen. Smarte Telefonassistenten für die Arztpraxis setzen künstliche Intelligenz ein, um Patientenanrufe in digitale Anfragen umzuwandeln. Das funktioniert so:

Das Praxistelefon wird per Rufumleitung an den intelligenten Anrufassistenten weitergeleitet.
Dieser geht für das Praxisteam ans Telefon und nimmt die Anliegen der Anrufenden automatisiert auf.
Dabei werden in natürlicher Gesprächsführung alle relevanten Informationen erfragt, verschriftlich und als digitale Aufgabe hinterlegt
Die MFA finden die einzelnen Anfragen in einer strukturierten Übersicht vor und kann sie so effizienter bearbeiten.

Muss es denn ein intelligenter Anrufbeantworter sein?

Viele Arztpraxen setzen den guten alten Anrufbeantworter ein, um beispielsweise außerhalb der Sprechzeiten auf selbige zu verweisen oder vielleicht sogar die Möglichkeit zu geben, Rezepte für den kommenden Werktag vorzubestellen. Letzteres gibt den Patient:innen schon ein Stück weit das Gefühl, die Praxis besser zu erreichen. Was ein herkömmlicher AB aber nicht schafft: Den Telefonstress in der Praxis zu lindern. Gerade das wird angesichts rückläufiger Praxiszahlen und Personalmangel aber immer wichtiger.

Hier liegt der Vorteil eines intelligenten Anrufbeantworters, aka Telefonassistenten. Der hat nicht nur eine informative Funktion, sondern nimmt dem Praxisteam gleich mehrere Arbeitsschritte ab – quasi ein tagaktives Heinzelmännchen auf Telefondienst. Patientenanliegen gehen nicht nur automatisiert sondern auch strukturiert ein, sodass sich das Praxisteam währenddessen anderen Aufgaben widmen kann. Das bringt im Praxisalltag gleich mehrere Vorteile mit sich.

Vorteile von KI-Telefonassistenten für die Praxisorganisation

Zeitersparnis

Auf immer weniger Praxen kommen anteilig immer mehr Patient:innen. Vielerorts sorgt das bereits für Zeitmangel, der in Stress und Überstunden resultiert. Im Schnitt erhält eine Praxis 60 Anrufe am Tag, deren Bearbeitung im Schnitt 6,5 Minuten dauert¹. Das summiert sich auf mehr als eine Halbtagsstelle, die nur fürs Telefonieren zuständig ist. Die Hälfte dieser Zeit lässt sich durch einen KI-basierten Telefonassistenten für andere Aufgaben freimachen, indem er Telefongespräche führt und die Angaben zugleich digitalisiert.

Planbarkeit

Eingehende Anrufe lassen sich nicht planen und unterbrechen das Personal bei anderen wichtigen Tätigkeiten, zum Beispiel der Arbeit am Patienten vor Ort. Das sorgt immer wieder für Unruhe, aber schlimmer noch: Studien zeigen welche negativen Auswirkungen Unterbrechungen auf Konzentration, Leistungsfähigkeit und Fehleranfälligkeit haben. Mit einem intelligenten AB, der synchrone Anrufe in asynchrone Anfragen umwandelt, wird deren Bearbeitung endlich planbar und Fokuszeiten möglich. Das asynchrone Arbeiten bietet Ärzt:innen viele Vorteile.

Stressreduktion

Wer kennt das nicht: Es ist Stoßzeit, Patient:innen stehen Schlange und ständig klingelt das Telefon. Das ist extrem störend und zerrt an den Nerven. 75 % der MFA empfinden das Telefonklingeln als Stressfaktor². Es empfiehlt sich daher besonders zu diesen Zeiten den virtuellen Telefonassistenten einzuschalten. So können Sie sich voll und ganz auf die Menschen in der Praxis konzentrieren, während Patient:innen zuhause die Praxis weiterhin erreichen. Das bringt uns zum nächsten Vorteil …

Patientenzufriedenheit

Eine schlechte telefonische Erreichbarkeit ist der Hauptgrund für negative Praxisbewertungen. Laut arzt & wirtschaft begründen 20,7 % der Patienten, ihre 1-Stern-Bewertung damit³. Neben schlechten Rezensionen bekommen nicht zuletzt oft die MFA am Empfang den Ärger darüber zu spüren. Mit einem intelligenten Anrufbeantworter verbessern Sie die Erreichbarkeit Ihrer Praxis im Handumdrehen. So können Sie die Patientenzufriedenheit steigern und einen weiteren Stressfaktor reduzieren.

Erwartungs-Management beim intelligenten Anrufbeantworter

Also digitaler Telefonassistenten an und schon sind all Ihre Probleme gelöst? So einfach ist es nun auch wieder nicht. Während Praxisteams leicht für den smarten Mitarbeiter zu begeistern sind, werden viele Patient:innen gemischte Gefühle haben. Manche sind überrascht eine elektronische Stimme zu hören statt der gewohnten Begrüßung Ihrer Arztpraxis. Andere sind einfach schon daran gewöhnt, dass ein AB bedeutet, dass sie gerade niemanden erreichen. Sie rechnen also nicht damit, dass sich die KI mit ihnen unterhalten und ihr Anliegen direkt aufnehmen möchte.

Zum Glück gibt es einfache Wege, dem digitalen Team-Mitglied gleich einen guten Start zu ermöglichen. Deshalb unser Tipp: Befassen Sie sich vorab ein wenig damit, wie Sie die Akzeptanz für den intelligenten Anrufbeantworter fördern können. Denn läuft es erst einmal, werden Sie schnell Entlastung spüren.

Fazit: Digitale Telefonassistenten nehmen Arztpraxen viel Arbeit ab

KI-basierte Telefonassistenzsysteme bieten Praxisteams die Möglichkeit zu spürbarer Entlastung. Praxen, die digitale Lösungen gegen den Telefonstress clever einsetzen, sparen tagtäglich mehrere Stunden Zeit und reduzieren Stress effektiv. Deshalb lohnt sich der Einsatz vor allem dann wenn Sie …