Hilfe, wir digitalisieren die Arztpraxis

7 Survival-Tipps für MFAs

Über Digitalisierung in Arztpraxen wird viel gesprochen – oft negativ. Zu viel hört und liest man davon, wie schwierig das Ganze umzusetzen sei. Doch keine Sorge, wenn Sie oder Ihr Chef bzw. Ihre Chefin nun planen, Abläufe in Ihrer Arztpraxis zu digitalisieren! Digitalisierung geht auch einfach. Noch dazu bringt sie viele Erleichterungen mit sich. Wir haben mit einer MFA über Vorteile und Vorurteile bei der Digitalisierung gesprochen. Das Ergebnis: 7 Tipps, die Praxisteams bravourös durch die heiße Phase bringen. So setzen Sie den Gang in die digitale Ära gekonnt und voller Motivation um.

Von MFA zu MFA: Unsere Tipps für die Digitalisierungsphase

Ganz gleich ob Sie selbst die Digitalisierung von Prozessen anstoßen möchten, oder Ihr Chef bzw. Ihre Chefin den Weg beschreiten möchte, diese 7 Tipps helfen dabei:

Tipp 1: Vorteile verdeutlichen

Führen Sie sich – oder zögerlichen Kolleg:innen – zunächst die vielen Vorzüge digitaler Lösungen vor Augen. Das motiviert. Hier nur einige der Vorteile:

Statt Ablage und Ordnerschleppen können Sie sich voll und ganz auf die spannenden medizinischen Aspekte Ihres Berufs konzentrieren.
Der Papierverbrauch schrumpft auf ein Minimum.
Statt ständig klingelndem Telefon wird die Arbeit am Empfang entspannter und endlich planbar. Patient:innen mit einem Lächeln zu begrüßen, fällt dann noch viel leichter.
Es wird ganz einfach, das ganze Team auf denselben Stand zu bringen, wenn Neuigkeiten, Arbeitspläne und wichtige Dateien digital für alle verfügbar sind.
Sie sparen sich mühsames Digitalisieren von Papierbögen, wenn Sie Laborbefunde, Arztbriefe und Anamnesebögen direkt elektronisch erhalten.
Patient:innen, die verärgert sind, weil sie Ihre Praxis so schwer erreichen? Mit online Terminplanung oder einem Praxis-Chat sind alle zufriedener.

Frau Bepler ist in einer urologischen Praxis tätig, die seit vielen Jahren digital und quasi papierlos arbeitet. Ist der Umstieg schwergefallen? Ihre Erfahrung:

Die Umstellung auf digital ist gar nicht schwergefallen. Papierlos ist immer gut. Nicht nur, dass man das CO2 im Auge behält, man spart sich auch viel Arbeit. Ich muss nichts mühsam in den Akten heraussuchen, denn sämtliche Befunde sehe ich digital. Keine Karteikarten mehr, keine Ordner – allein damit Papiere alphabetisch abzusortieren ist ja sonst eine Kraft beschäftigt. Für Ärzte lohnt sich die Frage: Wie lange ist mein Personal mit solchen Aufgaben beschäftigt? Da lässt sich jede Menge Zeit sparen.

— Petra Bepler, MFA

Tipp 2: Durch eine Hospitation Vorbehalte ausräumen

Manches muss man einfach gesehen haben, um es sich vorzustellen. Deshalb rät MFA Petra Bepler Kolleg:innen, denen die Umstellung auf neue Technologien Bauchschmerzen bereitet:

Ich bin großer Fan von Hospitation. Wir gehen abwechselnd in andere Praxen, denn man wird ja betriebsblind. Mein Tipp: Einfach mal in einer Praxis nachfragen, die digital gut aufgestellt ist, und reinschnuppern. Nur wenn man das live sieht, lernt man das auch zu schätzen.

— Petra Bepler

Das ist auch eine prima Gelegenheit, aus den Erfahrungen anderer zu lernen. Fragen Sie ruhig nach, welche (vielleicht unerwarteten) Stolpersteine Ihre Kolleg:innen bei der Tool-Findung oder Einführung überwunden haben und was Sie rückblickend anders machen würden.

Tipp 3: Gehen Sie das Projekt Digitalisierung als Team an

Der Charme digitaler Tools liegt ja nicht nur darin, dass Informationen vom Papier in den Computer umziehen, sondern darin, dass sie ganz neue, einfachere Abläufe ermöglichen. Hier ist das ganze Team gefragt. Besprechen Sie das gemeinsam. Wo hakt es aktuell, welche Erleichterungen erhoffen Sie sich konkret im Alltag und wie möchten Sie das erreichen? Vereinbaren Sie anhand dessen, wer welche Aufgaben übernimmt und was dabei zu beachten ist. Dann können sich auch alle besser damit identifizieren.

Stellen Sie sich als Team Fragen wie:

Wer sieht sich eingehende Nachrichten von Patient:innen zuerst an?
Welche Aufgaben kann nur ein Arzt oder eine Ärztin erledigen, was lässt sich an das Team delegieren?
Möchten Sie für neue Anfragen bestimmte Zeitfenster festlegen, um ungestörter arbeiten zu können?
Wie möchten Sie als Praxis auftreten und klingen, wenn Sie digital kommunizieren, nutzen Sie z. B. eine Grußformel?

Tipp 4: Das neue digitale Praxis-Tool kennenlernen

Reservieren Sie etwas Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Wer nicht so technikaffin ist, tut sich am besten zu zweit zusammen. Erkunden Sie die Basisfunktionen. Dient das Tool der Patientenkommunikation, schlüpfen Sie auch einmal in deren Rolle. Und finden Sie heraus, wie Sie Dinge nachträglich ändern können, z. B. die Uhrzeit eines Videotermins.

Sie beschreiten Neuland? Gut, wenn Sie da jemanden nach dem Weg fragen können. Professionelle Anbieter haben in der Regel einen gut aufbereiteten Onboarding-Prozess mit Schulungsangeboten und Selbstlern-Tutorials. Achten Sie am besten schon bei der Auswahl der Anwendung darauf, welche Angebote und Formen von Support der Hersteller anbietet. Gibt es einen persönlichen Kontakt zum Kundenservice? Eine persönliche Online-Einführung? Profi-Tipp: Nutzen Sie diese Angebote. Der Zeitaufwand ist überschaubar und der Nutzen groß.

Tipp 5: Keine Sorge, ob die anderen mitziehen

Studien zufolge wünschen sich die Patient:innen, dass der Gang zum Arzt digitaler wird. Je jünger sie sind, desto größer ist oft die Frustration über altbackene Prozesse. Doch gerade bei älteren Patient:innen machen sich viele Praxisteams oft grundlos Sorgen. Ist die Nutzung einer App oder der Videosprechstunde wirklich zu kompliziert für +60er? Andere Frage: Heute schon ein lustiges Meme von Mama „gewhatsappt“ bekommen? Na eben.

Von Frau Bepler, die in einer urologischen Praxis arbeitet, wollten wir wissen, wie digitale Kommunikation bei den (zumeist älteren) Patient:innen ankommt. Ihre Antwort:

Unsere Patienten nehmen den digitalen Kanal dankend an. Wir haben den QR-Code zur Registrierung bei medflex bei uns am Empfang aushängen. Die Patienten scannen den Code mit der Kamera ab, melden sich an und können uns direkt schreiben. Auch immer mehr ältere Patienten: Wir haben 80-Jährige, die machen lieber alles am Handy. Die meisten haben ein Smartphone, nicht mehr diese Seniorenhandys mit den großen Tasten. Sie sagen uns: Warum lange versuchen, am Telefon durchzukommen, wenn ich etwas einfach per Chat erledigen kann?

— Petra Bepler

Tipp 6: Veränderung gekonnt kommunizieren

Neue digitale Serviceleistungen sind ein toller Mehrwert für die Patient:innen. Nur müssen sie erst einmal erfahren, was nun alles möglich ist. Wenn Sie beispielsweise online Patientenanfragen, Praxis-Chat oder Videosprechstunden anbieten, dann lassen Sie es Ihre Patient:innen wissen. Weisen Sie ruhig über mehrere Wochen oder Monate alle am Empfang auf den neuen Service hin. Nutzen Sie Poster oder Aufsteller, um über die neue Anwendung zu informieren. Und platzieren Sie einen Hinweis prominent auf der Praxiswebsite, z. B. bei den Kontaktdaten. Viele Anbieter stellen entsprechende Kommunikationsmaterialen zur Verfügung, die Sie ausdrucken oder auch auf der Website einbinden können.

Senden Sie eine Rund-Mail an Ihre Partner (Labore, Pflegeheime etc.). Betonen Sie, welche Vorteile das hat, z. B. die bessere Erreichbarkeit, dass sie sich Zeit und Wege sparen können oder dass Sie Befunde jetzt schneller und datenschutzkonform per Messenger statt über das datenschutzrechtlich ungeeignete Fax austauschen möchten. Überlegen Sie gemeinsam im Team, welche Vorteile für Ihren Patientenstamm am interessantesten sind.

Vor allem Pflegeheime schicken Anfragen lieber digital. Sie erhalten eine Lesebestätigung und sehen gleich, dass ihre Nachricht gelesen wurde. Beim Fax wissen sie nicht: Sind wir im Urlaub, hat das jetzt jemand gesehen?

— Petra Bepler

Tipp 7: Die Praxis sicher und datenschutzkonform digitalisieren

Zwei Dinge sind wichtig, um digitale Lösungen DSGVO-konform und damit abmahnsicher und abrechenbar in der Arztpraxis einzubinden: 1. Die Auswahl datenschutzkonformer Anwendungen und 2. Die Schulung des Praxisteams im datenschutzkonformen Umgang damit.

Datenschutzkonforme (DSGVO) Anwendungen für die Praxis auswählen

DON’T: Viele Praxen haben den Wert der schnellen Chat-Kommunikation erkannt und nehmen dafür, der Einfachheit halber, dieselben Messenger-Apps, die die meisten auch privat nutzen, z. B. WhatsApp. Doch solche Anwendungen sind nicht DSGVO-konform (!) und damit ein großes Risiko in der Arztpraxis – mehr dazu im Beitrag … .

DO: Digital geht auch sicher, und zwar mit datenschutzkonformen Anwendungen, die speziell für den Einsatz im medizinischen Umfeld entwickelt worden sind. Anbieter von Videosprechstunden müssen außerdem unbedingt nach KBV- bzw. KZBV-Richtlinien zertifiziert sein. Dann ist die Plattform nach deren äußerst strengen Vorgaben geprüft worden und erbrachte Leistungen abrechenbar.

Digitale Anwendungen als Praxisteams datenschutzkonform nutzen

Genau wie bei analogen Prozessen gibt es auch für den sicheren digitalen Umgang mit Daten ein paar Basics zu beachten. Zum Beispiel nützt das am sichersten verschlüsselte Programm der Welt wenig, wenn Ihr Passwort „1234“ lautet. Deshalb unser Rat: Nutzen Sie die Einführung der neuen Anwendung als Gelegenheit, die KBV IT-Sicherheitsrichtlinie noch einmal zur Hand zu nehmen. Die erinnert Sie unter anderem daran,

sich auszuloggen oder den Bildschirm zu sperren, wenn Sie den Raum verlassen.
sichere Passwörter zu wählen und diese regelmäßig zu ändern.
Ihre Zugangsdaten nicht an andere weiterzugeben.
Monitore so aufzustellen, dass Unbefugte nicht mitlesen können.

Wichtig als Verantwortliche:r: Schulen Sie Ihr Personal im datensicheren Umgang mit digitalen Tools! Das gibt Ihren Mitarbeiter:innen Selbstvertrauen bei der Anwendung und hält Ihnen den Rücken frei.

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Mit diesen Tipps von Praxisexpert:innen und Kolleg:innen spart das ganze Praxisteam Zeit...

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18. Januar 2023
Lesedauer: 6 min

Praxisorganisation

Regina Phalange

Seit Anfang 2021 geht die Content Spezialistin für medflex auf die Pirsch nach spannenden Themen aus den Bereichen eHealth und Telemedizin. Ihr Schwerpunkt liegt auf den praktischen Einsatzmöglichkeiten und der Implementierung neuer Technologien in der Praxis.