Praxisorganisation
November 1, 2023
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5 Goldene Führungstipps für Ärzt:innen
Best-Practices der Personalführung aus dem Arztalltag
Der Sprung ins kalte Wasser und plötzlich trägt man Verantwortung – für eine ganze Arztpraxis, für Mitarbeitende. Doch Personalführung will gelernt sein. Welche Fach- und Führungskompetenzen gehören dazu und wie können Ärzt:innen diese erlangen? Wie können sie ihr Personal motivieren und Arbeitsplätze so gestalten, dass alle Mitarbeitenden ihr Potenzial voll einbringen können? Dr. Antje Veauthier und Dr. Birgitt Mertin haben ihre persönlichen Führungstipps für Ärzt:innen mit uns geteilt.
Mitarbeiterzufriedenheit in der Arztpraxis
Der größte Wunsch von MFAs und Ärzt:innen an den eigenen Arbeitgeber ist die Wertschätzung, die ihnen für die geleistete Arbeit mit den Patient:innen entgegengebracht wird. Im Anschluss folgt das angemessene Gehalt – so eine Umfrage des Gesundheitsnetzes QuE Nürnberg 2014 unter 69 Praxisteams*. Doch wie man Mitarbeitende führt und motiviert beinhaltet die Arztausbildung kaum. Deshalb haben wir zwei erfahrene Praxisinhaberinnen gebeten ihre Tipps für die Mitarbeiterführung mit anderen Ärzt:innen zu teilen.
Dr. Antje Veauthier
Fachärztin für Allgemeinmedizin und Anästhesie und Praxisinhaberin, leitet Healthy Mainz, eine Praxis für Allgemeinmedizin in Mainz-Hechtsheim
Dr. Birgitt Mertin
Fachärztin für Allgemeinmedizin und Praxisinhaberin, leitet die Atriumdocs, ein modernes hausärztliches Zentrum in Donauwörth
Hands-on Führungstipps für Ärzt:innen
Inwiefern haben sich die Anforderungen an leitende Ärzt:innen in Bezug auf die Mitarbeiterführung in der Praxis in den letzten 10 Jahren verändert?
Dr. Veauthier: „Erstens hat sich der Praxisalltag durch die Corona-Anforderungen geändert. Man musste sich diesbezüglich anpassen und schauen, dass die Strukturen funktionieren. Das ist auch in Bezug auf die Mitarbeiterführung wichtig. Für die Mitarbeiter war das auch nicht so eine einfache Umstellung. Zweitens, was sich in den letzten Jahren erheblich verändert hat, ist der Mitarbeitermangel. Es sind immer weniger MFA, die diesen Beruf noch ausüben wollen.
Es ist sehr schwierig, Auszubildende und Mitarbeiter zu finden. Das muss man bei der Mitarbeiterführung berücksichtigen. D.h. die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist viel mehr in den Fokus gerückt.“
Dr. Mertin: „Wir betreiben unsere Praxis seit 20 Jahren, haben angestellte Ärzte und 10 MFAs. Es sind immer mehr Aufgaben für die Mitarbeiter hinzugekommen, auch immer mehr Bürokratie, ob das der Datenschutz ist, die Hygiene, neue PC-Systeme und vieles mehr. Das ist so vielfältig, dass der Anspruch an die Mitarbeiter einfach extrem gestiegen ist und sie an sehr vielen Schulungen teilnehmen müssen, um dem überhaupt gerecht zu werden.“
„Man muss sich um die Zufriedenheit der Mitarbeiter kümmern.“
Wie gelingt erfolgreiche Personalführung als Arzt oder Ärztin?
Dr. Veauthier: „Wichtig ist zum einen: Man braucht ein bisschen Distanz. Es ist nicht sinnvoll, es zu einer persönlichen Freundschaft werden zu lassen. Es ist aber auf der anderen Seite wirklich wichtig, dass die Mitarbeiter zufrieden sind.
Das erfordert auch, dass man nachfragt: ´Wie geht es Ihnen, gibt es irgendwelche Besonderheiten, usw.` Was auch wichtig ist: Dass man regelmäßig Mitarbeitergespräche führt, um mit den Mitarbeitern zu sprechen und auch anzusprechen, wenn etwas nicht so gut läuft. Die Kommunikation ist hier ganz wichtig.“
Wie können Ärzt:innen Führungskompetenzen erlangen?
Dr. Mertin: „Mein Mann und ich, wir kamen aus dem Krankenhauskontext und hatten diesbezüglich keine Erfahrungen. Wenn man erfolgreich sein möchte, lohnt es sich, einen externen Berater hinzuzuziehen. Deshalb haben wir in den letzten 20 Jahren immer wieder Führungsseminare besucht. Es gibt ein großes Angebot professioneller Schulungen zu Führungstechniken, Coachings in der Praxis oder auch Structogram Trainings.
Dabei analysiert man die eigene Persönlichkeit und lernt, wie die Mitarbeiter und die Patienten ticken, um besser damit umzugehen. Das hilft zu erkennen, wo Mitarbeiter ihre Stärken haben und sie entsprechend einzusetzen. Das macht die Mitarbeiterzufriedenheit aus, dass sie sich in ihrer Rolle wohlfühlen.“
Dr. Veauthier: „Das ist ein extrem schwieriges Thema. Im Studium lernt man es gar nicht. In der Klinik auch nicht. Da ist man als Assistenzarzt nicht gefordert. Wenn man eine leitende Position in der Klinik hat, dann lernt man es vielleicht ein bisschen. In der Praxis, wenn man eine Weiterbildungsphase hat, lernt man es vielleicht, wenn man Glück hat und der Vorgesetzte entsprechend engagiert und bereit ist, einem das so mitzugeben. Generell kommt die organisatorische Seite der Arbeit als niedergelassener Arzt viel zu kurz. Da gehört die Mitarbeiterführung dazu, Zeitmanagement.“
Welche Führungstipps können Sie anderen Ärzt:innen mit auf den Weg geben für die Mitarbeiterzufriedenheit?
Dr. Mertin: „Man muss lernen, zu delegieren. Es ist wichtig, Aufgaben abzugeben und diese dann auch komplett auf die einzelnen Mitarbeiter zu übertragen, damit sie frei agieren können – unter Supervision natürlich. Die Mitarbeiter wissen dann: Sie haben Verantwortung und sind autark in ihrem Handeln. Das finde ich sehr wichtig im Team. Es macht die Zufriedenheit aus und dann gibt es auch wenig Fluktuation.
Wenn MFAs ein Interesse daran haben sich weiterzuentwickeln, finanzieren wir außerdem Schulungsmaßnahmen mit, z. B. als Betriebswirtin für die ambulante Versorgung.“
Dr. Veauthier: „Das Wichtigste ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Probleme ansprechen, wenn etwas nicht so gut läuft und zu loben, wenn etwas gut läuft – das darf man auch nicht vergessen.
Außerdem muss man die Dinge auch selber vormachen. Ich kann meinen Mitarbeitern nicht Pünktlichkeit abverlangen und selber ständig zu spät kommen. Auch muss man den Mitarbeitern erklären, warum man etwas von ihnen möchte, damit sie es verstehen.“
5 goldene Führungstipps für Ärzt:innen
Die top Tipps von Dr. Antje Veauthier und Dr. Birgitt Mertin zusammengefasst
- Kümmern Sie sich um die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
- Kommunikation ist wichtig. Führen Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche. Hier helfen Formblätter.
- Erkennen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter und fördern Sie diese. Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter.
- Holen Sie sich professionelle Unterstützung, z. B. in Führungsseminaren und Coachings.
- Leben Sie vor, was Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen.
Welche Führungstipps geben Sie anderen Ärzt:innen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche?
Dr. Veauthier: „Ich habe mit meinen Mitarbeitern sehr gute Verhältnisse und die Mitarbeiter untereinander auch. Nichtsdestotrotz ist es so, dass wir Mitarbeitergespräche führen und ich habe meinen Mitarbeitern immer gesagt: Es ist jetzt hier ein anderes Gespräch, als wenn wir normal miteinander reden, denn dieses Gespräch ist absolut privat. Es wird niemand davon erfahren. Die Protokolle der Gespräche werden nirgendwo eingescannt. Das geht nur den jeweiligen Mitarbeiter und mich etwas an.
Man braucht ein Formblatt, eine Art neutralen Boden, auf dem man das Mitarbeitergespräch führt. Es gibt Vordrucke. Auf dem Vordruck stehen Ziele, was gut läuft, was nicht so gut läuft, welche Vereinbarungen getroffen
werden, was möchte der Mitarbeiter erreichen und wie möchte er sich entwickeln.“
Dr. Mertin: „Wichtig ist, dass man sich Kritik anhört und Gespräche nicht von oben herab führt. Dann wissen die Mitarbeiter, dass sie auch zu mir kommen können, wenn mal etwas nicht passt. In dem Fall versuchen wir eine Lösung oder einen Kompromiss zu finden, mit dem beide Seiten einverstanden sind. Auch wie man produktive Mitarbeitergespräche führt und mit Konflikten umgeht, lernt man übrigens in Biostrukturanalysen und Führungsseminaren.“
Führungstipp: Mitarbeitergespräche
Produktive Mitarbeitergespräche laufen vollkommen vertraulich, strukturiert und auf Augenhöhe ab.
Welche Strategien haben sich zum Konfliktmanagement bewährt?
Dr. Veauthier: „Man sollte niemals einen Mitarbeiter vor allen anderen rund machen. Bei Kritikpunkten sollte man sich den Mitarbeiter immer alleine herbeizitieren und klären, warum man mit dieser Vorgehensweise nicht zufrieden ist. Ich versuche die Gespräche immer so zu führen, dass es auch einen positiven Effekt gibt nach dem Motto ´Ich finde, dass sie das und das gut gemacht haben, aber hier, das ist jetzt nicht so gut gelaufen, da müssen wir was ändern.` Auf die Art und Weise wirkt es nicht so hart. Wenn es Konflikte unter den Mitarbeitern gibt, dann versuche ich, die Mitarbeiter zusammenholen und die Problematik aufzulösen. Das funktioniert in der Regel auch.“
Wie nutzen Sie die Stärken Ihres Teams zur Mitarbeiterführung in der Praxis?
Dr. Veauthier: „Es ist so, dass Mitarbeiter immer eine eigene Stärke mitbringen. Es gibt jemanden, der mit der EDV besonders gut kann oder jemanden, der am liebsten die Arbeit im Sprechzimmer macht oder Verbände wickelt. Jeder Mitarbeiter sollte einen Arbeitsbereich haben, für den er sich zuständig fühlt, und der sollte möglichst seinen Stärken entsprechend gewählt sein. Dann kann er sich auch entfalten.“
„Wichtig ist, dass man erkennt, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Stärken hat. Das finde ich total wertvoll.“
Wie gelingt es im Rahmen der Personalführung, Mitarbeiter:innen zu motivieren und für neue Herausforderungen zu begeistern?
Dr. Veauthier: „Zum einen ist es ein freundlicher Umgangston, das Gefühl, dass man zusammenhält, dass man ein Team ist und miteinander für die Patienten da ist. Wir haben immer unter uns im Team gesagt, dass wir die freundlichste Praxis in Mainz sind und die Mitarbeiter leben das auch so.
Wenn die Patienten mir im Sprechzimmer sagen, dass die Mitarbeiter freundlich sind, dann gebe ich das immer weiter. Die Mitarbeiter freuen sich über positives Feedback und ich versuche sie auch in Entscheidungen mit einzubinden. D.h. wenn es darum geht, welche Farbe sollen die neuen Mitarbeiter T-Shirts haben, wie sollen die neuen Bürostühle aussehen oder brauchen wir noch einen extra Spind Schrank, dann werden die Mitarbeiter gefragt und wir versuchen das gemeinsam zu entscheiden.“
Dr. Mertin: „Den Teamgeist hochzuhalten ist wichtig. Dabei geht es gar nicht nur ums Monetäre, sondern um die Wertschätzung – zum Beispiel eine Aufmerksamkeit, wenn jemand Geburtstag hat. Kleinigkeiten eben, die binden.
Und wir machen alle zwei Jahre eine Betriebsfahrt. Zum 20-jährigen Jubiläum haben wir die Praxis zwei Tage geschlossen und waren mit Übernachtung – das durften die Mitarbeiter sich selbst aussuchen – auf einer Kreuzfahrt. Das wurde sehr geschätzt. Denn die Corona-Jahre davor waren überhaupt nicht lustig. Da sind wir alle an unsere Grenzen gegangen und ich hatte wirklich Sorge, dass mir peu à peu das Personal wegbricht.“
Immer mehr MFAs sind unzufrieden, weil ihre Arbeitsbedingungen von Stress, Zeit- und Personalmangel geprägt sind. Eine moderne Praxisorganisation verbessert die Bedingungen, z. B. vereinfachen medizinische Messenger die Patientenkommunikation. Inwiefern ist ein solches Team-Tool für Sie hilfreich?
Dr. Veauthier: „Was ich extrem schätze, ist, dass das Telefon entlastet wird. Am Anfang kam vom Team ´schon wieder was Neues, das ist kompliziert`, aber ich habe ihnen gesagt, ´Das ist gar nicht kompliziert. Das ist wie WhatsApp und das nutzen Sie alle, wir kriegen das schon hin` (Anm. d. Red.: Die Praxis Healthy Mainz nutzt medflex). Für die Patienten ist es wirklich ein Vorteil, wenn man Befunde so einfach hin und her schicken kann.
Die Patienten nehmen es gut an und die Mitarbeiter jetzt auch. Eine ist zuständig und schaut immer nach den neuen Messenger-Nachrichten, das funktioniert wirklich gut. Es ist eine Möglichkeit, den Alltag zu entlasten, weil das Telefon weniger klingelt und die Patienten uns trotzdem erreichen können – und es ist nicht so problematisch, wenn mal keiner ans Telefon geht.
Wir haben auch oft die Problematik, dass wir für einen Patienten dringend einen Facharzttermin bräuchten. Z. B. ein Patient hat Hautkrebs, der muss jetzt schnell zum Dermatologen und dann rufen wir dort an und hängen genauso in der Warteschleife wie alle anderen auch. Das ist total nervig. Diese telefonische Erreichbarkeit der Ärzte ist eine Katastrophe. Das ist ja auch unsere Zeit.
Irgendjemand muss in die Warteschleife hängen und versuchen, einen Termin für den Patienten auszumachen – denn wenn der Patient anruft, bekommt er erst in 4 Monaten einen Termin. Das geht aber nicht, wenn ein Verdacht auf Hautkrebs besteht. Da sagen die Mitarbeiter selbst schon: ´Bei uns kann man einfach eine Chat-Nachricht schreiben.` Für mich ist so eine Messenger-Lösung einfach großartig und etwas, das uns den Alltag erleichtert.“
So geht stressfreie Praxisorganisation
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- 20. Juli 2023
- Lesedauer: 5 min
In diesem Artikel
Dr. Antje Veauthier
Fachärztin für Allgemeinmedizin und Anästhesie und Praxisinhaberin, leitet Healthy Mainz, eine Praxis für Allgemeinmedizin in Mainz-Hechtsheim
Dr. Birgitt Mertin
Fachärztin für Allgemeinmedizin und Praxisinhaberin, leitet die Atriumdocs, ein modernes hausärztliches Zentrum in Donauwörth
Regina Phalange
Seit Anfang 2021 geht die Content Spezialistin für medflex auf die Pirsch nach spannenden Themen aus den Bereichen eHealth und Telemedizin. Ihr Schwerpunkt liegt auf den praktischen Einsatzmöglichkeiten und der Implementierung neuer Technologien in der Praxis.
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