Optimale Patienten-Kommunikation: Die Bedeutung der Telefonanlage für die Praxisorganisation

Eine effiziente Kommunikation mit Patient:innen in der Arztpraxis ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf, für weniger Stress am Empfang, für die Zufriedenheit der Patient:innen und sogar für die Mitarbeiterbindung. Ihre Telefonanlage spielt dabei eine wichtige Rolle. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie mit der richtigen Telefonlösung Ihren Praxisalltag verbessern – und mit welchen Kniffen Sie einen Großteil des Telefonaufkommens so umlenken, dass Sie deutlich mehr Ruhe am Empfang und mehr Zeit für andere Aufgaben haben, vor allem Ihre MFA.

Funktionen für Top-Erreichbarkeit: Eine gute Telefonanlage ist die Grundlage für eine optimale Erreichbarkeit Ihrer Arzt-Praxis. Dank praktischer Funktionen wie das Schalten einer Anrufweiterleitung, Warteschleifen und automatische Ansagen für Patient:innen können Anfragen effizient bearbeitet werden.
Flexible Einstellungen: Egal ob Praxis-Urlaub, ein Abrechnungstag oder im Gegenteil Stoßzeiten z. B. während Infektionswellen: Die richtige Telefonanlage hilft Ihnen dabei, flexibel auf die jeweilige Patienten-Anfrage-Situation zu reagieren. Sie ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle zu behalten und aktiv zu steuern.
Zeit sparen dank Automatisierung: Ihre Telefonanlage kann mehr, als Sie vielleicht denken: Mit der entsprechenden Zusatz-Software wie medflex, kann auch ein intelligenter Telefonassistent mit Ihrer Telefonanlage verknüpft werden. Dieser geht dann autonom an Ihr Praxis-Telefon und entlastet Ihre MFA, wenn es besonders stressig ist. Sie unterbinden damit das Dauerklingeln am Empfang, Ihre MFA hat endlich Zeit für andere Aufgaben und Sie bieten Ihren Patient:innen gleichzeitig eine Top-Erreichbarkeit statt Dauerbesetzt-Zeichen.
Der intelligente Telefonassistent von medflex nimmt den Anruf auf, verschriftlicht ihn und stellt ihn als Text Ihrem Team bequem zur Verfügung – so kann die Anfrage in Ruhe beantwortet werden, wenn Zeit ist. Wie ein Anrufbeantworter, nur viel schlauer, da das zeitraubende Abhören wegfällt und Bestandspatienten beim Anruf gleich mit den hinterlegten Daten gematcht werden. So wird die Bearbeitung besonders effizient.

Übrigens: Mit medflex reduzieren Sie auch Rückrufe. Denn auch die kosten jede Menge Zeit: Man erreicht den Patienten nicht, muss sich eine Aufgabe für einen erneuten Rückruf erstellen, der Patient ruft ausgerechnet dann zurück, wenn Sie nicht erreichbar sind: Die bekannte Telefon-Ping-Pong-Spirale. Mit medflex antworten Sie datensicher über den integrierten Messenger und erreichen Patient:innen so jederzeit..

05. Oktober 2023
Lesedauer: 5 min