So stellen Sie Abwesenheiten in medflex ein

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Updated on Mai 30, 2024

Abwesenheitsfunktion: Ideal für die Urlaubszeit und Praxisschließungen #

Wenn Sie länger im Urlaub sind oder über Feier-und Brückentage die Praxis schließen – Sie bestimmen, ob Patient:innen während Ihrer Abwesenheit Anfragen und Nachrichten via medflex an Sie senden können.

So richten Sie die praktische Funktion ein:

1. Gehen Sie im Administrationsbereich auf „Anfrage-Management“. Dort klicken Sie unter „Abwesenheit“ auf  „Abwesenheitsregel anlegen“.

2. Sie haben die Wahl: Entweder lassen Sie Nachrichten und Anfragen zu und informieren über eine Notiz , dass Sie diese erst nach Ihrer Rückkehr beantworten werden. Oder Sie lassen gar keine Nachrichten und Anfragen zu.

3. Im Feld „Abwesenheitshinweis“ können Sie den Grund Ihrer Abwesenheit angeben und Ihre Patient:innen darüber aufklären, dass sie in diesem Zeitraum trotzdem Anfragen und Nachrichten schicken können oder eben nicht. Abschließend geben Sie Ihrer Info-Notiz einen Namen, wie z.B. „Sommerferien 2024“.

4. Haben Sie die Abwesenheitsnotiz aktiviert, ist das für alle Teammitglieder in medflex durch den gelben Balken am oberen Rand ersichtlich.

In Gruppenchats gelten die Abwesenheitsregeln derzeit nicht.

So sieht die Funktion auf Patientenseite aus #

Ihre Patient:innen werden sowohl auf Ihrer medflex Kontaktseite als auch im medflex Chat entsprechend informiert. 

Wenn Sie sich für die Variante entschieden haben, Nachrichten und Anfragen zu zulassen, sehen Ihre Patient:innen die Abwesenheitsnotiz und können Ihnen trotzdem eine Nachricht schicken oder eine Anfrage stellen.

Wenn Sie ausgewählt haben, dass keine Nachrichten und Anfragen verschickt werden können, sehen die Patient:innen nur die Notiz und haben keine Möglichkeit, Sie über medflex zu kontaktieren. Das Anfragemodul auf der Kontaktseite ist deaktiviert, genau so wie die Möglichkeit, im medflex Chat eine Nachricht zu schreiben oder eine Anfrage zu stellen. Ihre Patient:innen können Ihnen erst wieder schreiben, wenn der angegebene Zeitraum abgelaufen ist. Die Abwesenheitsnotiz verschwindet dann automatisch.

Unsere Tipps für Ihre Abwesenheitsnotiz #

  • Liefern Sie Ihren Patient:innen möglichst viele Infos: Nennen Sie Ihre Vertretung samt Kontakt.
  • Am besten geben Sie auch an, in welchen Fällen die Vertretung kontaktiert werden kann.
  • Sie können die Abwesenheitsnotizen auch in Ihren Textbausteinen abspeichern - dann haben Sie sie beim nächsten Mal schneller zur Hand.
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