Wozu dienen Zugänge für Teammitglieder? #
Sie möchten medflex als Team nutzen zusammen mit Ihren ärztlichen bzw. therapeutischen Kolleg:innen sowie Ihren MFAs und anderen Assistenten? Dazu können Sie Team-Zugänge für die einzelnen Mitarbeitenden zu Ihrem medflex-Konto hinzufügen. Damit erhält jedes Team-Mitglied einen eigenen Zugang zu medflex (Login über „Mitarbeiter“).
Dadurch lassen sich Aufgaben leichter im Team delegieren. So können z. B. MFAs Terminanfragen koordinieren oder Videosprechstunden aufsetzen. Andere Behandler:innen in Ihrer Praxis können direkt mit den Patient:innen kommunizieren, beispielsweise, um kommentierte Befunde zu versenden.
So legen Sie Teammitglieder an #
Loggen Sie sich bei medflex ein und klicken Sie links in der Menüleiste unter Kontakte auf das (+) Symbol neben „Team“.
Wählen Sie zwischen „Behandler:in“ oder „MFA / ZFA oder Assistenz“, je nachdem welche Art von Teammitglied Sie hinzufügen möchten.
Tragen Sie die Daten des Teammitglieds ein und vergeben Sie die Zugriffsrechte. Fertig!
Ihr Teammitglied bekommt nun automatisch eine E-Mail, kann ein eigenes Passwort festlegen und sich ab sofort über den Mitarbeiter-Login bei medflex einloggen.
Gut zu wissen: Zugriffsrechte #
Sie können jedem angelegten Teammitglied eigene Zugriffsrechte erteilen, also zum Beispiel den Zugriff auf Ihre Patienten-Kontaktliste oder auf die Kollegen-Kontaktliste freigeben.
Wozu können Teammitglieder medflex nutzen? #
Je nachdem, welche Zugriffsrechte das Teammitglied von Ihnen erhält, kann er oder sie:
- Nachrichten und Dateien austauschen mit:
- Patient:innen
- Externen Kolleg:innen
- Intern
- Gruppen-Chats anlegen und darüber kommunizieren
- Videogespräche:
- Videogespräche mit internen Kolleg:innen durchführen
- Videosprechstunden einstellen
- Videosprechstunden durchführen
- Kontaktmanagement:
- Kontaktanfragen von Patient:innen annehmen oder ablehnen
- Patient:innen selbstständig zu medflex einladen
- Externe Kolleg:innen zu medflex einladen
- Auf das medflex Informationsmaterial für Ihre Webseite zugreifen (Widgets, Kontaktseite)
- Hinweise erstellen, bearbeiten und löschen
- Textbausteine erstellen, bearbeiten und löschen
Team-Funktionen: Was Sie sonst noch wissen sollten #
-
- Die Team-Funktion steht nur in den kostenpflichtigen Lizenz-Paketen „Pro“ und „Plus“ zur Verfügung.
- Sobald Sie mehr als 2 Teammitglieder erstellt haben, wird Ihnen automatisch eine interne Chat-Gruppe mit dem Namen „TEAM“ zur Verfügung gestellt. In dieser Chatgruppe können Sie interne Absprachen treffen und bspw. Team-Aufgaben koordinieren.
- Bei der Kommunikation des Teammitglieds über medflex sehen Patient:innen oder ärztliche Kolleg:innen den Titel, Namen und die Berufsbezeichnung Ihres Teammitglieds.
- Die Daten des Teammitglieds können später geändert oder aktualisiert werden. Sollte sich die E-Mail-Adresse ändern, legen Sie bitte ein neues Teammitglied an oder melden Sie sich beim medflex Kundenservice unter service@medflex.de .
- Bei Bedarf können Teammitglieder auch wieder gelöscht werden.
Für Teammitglieder: So starten Sie mit medflex #
Schritt 1: Legen Sie ein Passwort für Ihr Konto fest #
Für Sie wurde ein Team-Zugang zu medflex eingerichtet, herzlich willkommen! Sie erhalten in Kürze eine E-Mail zur Vergabe Ihres persönlichen Passworts. Sobald Sie ein Passwort vergeben haben, können Sie sich jederzeit mit Ihrem eigenen Zugang bei medflex einloggen.
Sie können medflex von jedem Ort und jedem Gerät aus aufrufen. Über diesen Link gelangen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich: https://app.medflex.de/mitarbeiter/
Schritt 2: Lernen Sie Ihr neues Tool kennen #
Als Behandler:in mit medflex arbeiten #
Mit einem Teamzugang als „Behandler:in“ haben Sie Zugriff auf alle Funktionen bei medflex. So können Sie den medflex-Messenger nutzen, um Ihre Patient:innen medizinisch zu beraten und um Videosprechstunden durchzuführen. Außerdem können Sie mit internen sowie externen Kolleg:innen kommunizieren und zum Beispiel Telekonsile abhalten, Therapiepläne austauschen oder sich im Team abstimmen.
Alle Anleitungen für Ärzt:innen/Behandler:innen finden Sie hier im Hilfeportal unter „Anleitungen für Ärzte, Praxen & Kliniken“.
Als MFA/ZFA oder Assistenz mit medflex arbeiten #
Patient:innen einladen und Kontakte verwalten
Laden Sie Bestandspatient:innen Ihrer Praxis zu medflex ein. Sobald die Patient:innen die Einladung angenommen haben, sind Sie miteinander verbunden und können datensicher kommunizieren. Patient:innen einladen – so geht es.
Wenn Sie die medflex-Kontaktseite und Widgets auf der Webseite Ihrer Praxis anbieten, können Patient:innen Ihnen Kontaktanfrage stellen, damit Sie sie zu medflex einladen. Prüfen und bearbeiten Sie solche Kontaktanfragen selbstständig. Sie finden diese hier im Bereich Kontaktanfragen.
Verwalten Sie die Patientenkontaktliste. Fügen Sie zum Beispiel zum Namen des Kontaktes noch eine Identifikationsnummer oder andere nützliche Informationen hinzu. Patientendaten verwalten so geht es.
Kommunikation mit Patient:innen
Über medflex können Sie asynchron also zeitunabhängig kommunizieren. Das bedeutet, Sie können Anfragen Ihrer Patient:innen bearbeiten, wann es Ihnen zeitlich am besten passt. Üblicherweise erwarten Patient:innen eine Antwort per medflex innerhalb von 24-48 Stunden. Sie als Praxis; MVZ oder Klinik definieren aber Ihre eigenen Antwortzeiten. Tipp: Nennen Sie diese auch auf Ihrer Kontaktseite!
Oft sichten MFA zunächst alle eingehenden Patientenanfragen und beantworten, was Sie können. Handelt es sich um konkrete medizinische Fragen, können Sie diese an den behandelnden Arzt oder die behandelnde Ärztin weiterleiten bzw. einen Termin in der Praxis oder per Videosprechstunde vereinbaren.
Terminvereinbarungen können Sie über medflex per Messenger durchführen und im Anschluss wie gewohnt in Ihren Terminkalender eintragen. Wenn ein Termin per Videosprechstunde vereinbart wird, stellen Sie den Video-Termin direkt in medflex ein. Sie können den Termin auch mit wenigen Klicks in Ihren Praxiskalender exportieren. Hier können Sie einen Videotermin einstellen.
Außerdem können Sie über medflex verschlüsselt medizinische Dateien übermitteln. Senden Sie Ihren Patient:innen Befunde, Laborwerte, Rezepte, AUs, Überweisungen, Arztbriefe etc. So versenden Sie medizinische Dateien.
Interne Kommunikation
Alle Teammitglieder können untereinander per Chat kommunizieren, Dateien austauschen oder Videogespräche führen. Das funktioniert natürlich auch zwischen Behandler:innen und anderen Teammitgliedern. All Ihre internen Kolleginnen finden Sie in Ihrer medflex-Kontaktliste unter Team.
Neben dem persönlichen Chat können Sie im Team auch als Gruppe kommunizieren. Dazu können Sie beliebig viele Gruppen individuell anlegen und einen oder mehrere Teammitglieder zu diesen Gruppen hinzufügen. Auch Gruppen-Videobesprechungen sind über medflex möglich.
Weitere wichtige Funktionen
Nachrichten markieren: Sie können für sich selbst oder für Ihre Teammitglieder einzelne Nachrichten als ungelesen oder wichtig markieren – so geht es.
Hinweise erstellen: Hinweise sind aktuelle Informationen für Ihre Kontakte. Sie eignen sich besonders für Spielgregeln zur Nutzung von medflex, Ihre Antwortzeiten oder Abwesenheiten. Patient:innen bekommen den Hinweis automatisch in medflex angezeigt, bevor diese Sie anschreiben. Hinweis einstellen – so geht es.
Legen Sie Textbausteine an, um bei der Kommunikation Zeit zu sparen. Das können einzelne Sätze oder ganze Nachrichten sein, die Sie immer wieder verwenden. Per Mausklick können Sie Ihre Textvorlagen im Chat einsetzen, um schneller und einfacher zu kommunizieren. Textbausteine nutzen – so geht es.
Die medflex-Kontaktseite Ihrer Praxis und die medflex-Widgets helfen Ihnen bei der Ansprache Ihrer Patient:innen. Nutzen Sie diese Materialien auf Ihrer Homepage – so geht es.
