Praxisorganisation
November 1, 2023
Sie befinden sich hier:
- 16. Januar 2023
- Lesedauer: 4 min
Mehr als online Terminplanung für Arztpraxen
10 Gründe, medflex zu nutzen
Die Möglichkeit, Termine online zu vereinbaren, entlastet Ihr Praxisteam und bedeutet weniger Telefonate. Der Software-Markt bietet reichlich Terminplanungssysteme für Arztpraxen, die Vorteile mitbringen, aber zumeist eine weitere Einzellösung im IT-Potpourri sind. Wer das vermeiden möchte, setzt auf eine Anwendung, die über die reine Terminplanung hinausgeht. Damit lassen sich viele Anliegen ganz ohne Praxisbesuch erledigen. Hier sind 10 Gründe, bei der Terminplanung auf medflex zu setzen.
10 Vorteile bei der Online-Terminplanung mit medflex
Angesichts der vielen Terminplanungs-Tools, die es für Arztpraxen gibt, sticht ein Ergebnis unserer jüngsten Nutzerumfrage* heraus: Mit über 50 % gelten die meisten Messenger-Anfragen Terminen. Diese Vorteile bietet die niederschwellige Kommunikation bei der Terminvergabe:
1) Weniger Telefonate, mehr Zeit
Ständig klingelt das Telefon. Dabei drehen sich 80 % der Anrufe um Termine**. Ein Gespräch dauert 2 bis 3 Minuten, auch schon mal länger. Bei nur 50 Anrufen am Tag, was rund 1,5 Stunden reiner Telefonzeit entspricht, also ein voller Arbeitstag pro Woche. Noch mehr Zeit kostet es, Termine zu verschieben, wenn Sie Patient:innen erst nach mehreren Anrufen erreichen. Nutzen Sie einen Kanal, der Ihr Team weniger auf Trab hält. Textnachrichten sind konzise, schnell beantwortet und mit dem richtigen Tool auch DSGVO-konform.
2) Arbeitszeit besser planen können
Asynchrone Kommunikation eliminiert ständige Unterbrechungen, einen der größten Stressfaktoren für MFA. Identifizieren Sie, wann die meisten Telefonanfragen eingehen. Zu diesen Zeiten sollte immer jemand den Messenger im Blick haben. Darum herum planen Sie Zeitfenster ein, um Nachrichten gesammelt zu bearbeiten.
3) Erreichbarkeit rund um die Uhr
Schade, wenn der einzige Kontaktweg Ihrer Praxis ständig besetzt ist. Zwar führt das nicht immer gleich zu einem Praxiswechsel, doch Patientenzufriedenheit sieht anders aus. Die Möglichkeit, Anfragen im Chat stellen zu können, beugt Frust vor. Patient:innen erreichen Ihre Praxis schneller und unabhängig von den Sprechstunden. Genauso einfach geht es, wenn sie einen Termin verschieben müssen. So kommt es auch zu …
4) Weniger No-Shows bei Terminen
Der Anteil von Terminen, zu denen einfach niemand erscheint, liegt zwischen 5 und über 20 %. Wer die Praxis telefonisch schlecht erreicht, ruft man zwecks Absage vermutlich gar nicht erst an. In Buchungsportalen kann man sich frei am Termin-Buffet bedienen. Einige reservieren mehrere Termine und entscheiden kurzfristig, welchen sie wahrnehmen. Um No-Shows effektiv zu verringern, benötigen Sie einen niedrigschwelligen Kanal, über den Sie die Terminvergabe steuern. Im Chat schlagen Sie konkrete Termine vor und vermeiden Doppelbuchungen.
Unser Tipp: Senden Sie am Vortag eine Terminerinnerung im Chat!
5) Termintreue durch optimale Vorbereitung
Auf Online-Portalen landen Patient:innen leicht in der „falschen“ Sprechstunde oder gar bei der verkehrten Fachrichtung. Da das Praxispersonal Messenger-Anfragen direkt beantwortet, können Sie Anliegen korrekt einordnen und priorisieren. Sie können bei Bedarf nachhaken und entsprechende Untersuchungen gleich mit einplanen. Nüchtern erscheinen, Überweisungen oder Vorbefunde mitbringen? Auch das teilen Sie Patient:innen einfach per Chat mit. So finden diese alle wichtigen Informationen an einem Ort.
6) Anamnese gleich mit erledigt
Schicken Sie Patient:innen nach der komfortablen Terminplanung nicht zurück ins analoge Zeitalter, sprich Anamnese mit Kuli und Klemmbrett. Anschließend versuchen Ihre MFA die Handschrift zu entziffern und zu erraten, welches Medikament wohl gemeint ist, um das Ganze zu digitalisieren. Wie wäre es, wenn Patient:innen das entspannt von zuhause erledigen, wo sie alle Medikamente zur Hand haben? Beschreibbare PDFs senden Sie über medflex digital hin und her. Die Angaben übertragen Sie mit wenigen Klicks fehlerfrei in das PVS.
7) Viele Anliegen lassen sich komplett per Messenger erledigen
Nicht alles erfordert unbedingt einen Praxisbesuch. Rückfragen zu einer aktuellen Therapie, Folgerezepte, Überweisungen und je nach Indikation sogar Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können Sie in vielen Fällen vollständig über medflex abwickeln – von der Anfrage bis zur Übermittlung.
Mit medflex habe ich EINE Plattform für die gesamte Kommunikation mit Patienten und Kollegen. Außerdem erspart das Messaging konkrete Besuche ungemein, sodass mehr Zeit für die Behandlung bleibt.
8) Datenschutz auf höchstem Niveau
Stiftung Warentest wies 2021 bei diversen Online-Terminbuchungsportalen für Arztpraxen auf Schwächen beim Datenschutz hin***. Deshalb ist genaues Hinsehen richtig und wichtig, ehe Sie sich für ein System entscheiden. medflex stellt die Sicherheit personenbezogener Daten an oberste Stelle. Nicht nur durch starke Schutzmaßnahmen und Verschlüsselungen auf Industriestandard. Patientendaten werden automatisch anonymisiert, sodass Unbefugte damit nicht einmal etwas anfangen könnten.
Mehr zum Datenschutz made by medflex
9) Barrierefreie Kommunikation
Für Patient:innen bietet die digitale Kontaktmöglichkeit gleich mehrere Vorteile: bessere Erreichbarkeit, Komfort und Barrierefreiheit. Bei Sprech- oder Sprachproblemen ist der Griff zum Telefon eine große Herausforderung. Für Textnachrichten können sie sich so viel Zeit nehmen, wie sie benötigen, um ihr Anliegen zu formulieren.
10) Rundum-Kommunikation statt Insellösung
Die Terminplanung ist nur eine Anwendung von vielen. Mit medflex haben 82 % der medizinischen Nutzer:innen ihre gesamten Praxisabläufe besser organisiert. Entlang der ganzen Behandlungshistorie kommunizieren Sie mit Patient:innen, Kolleg:innen und Gesundheitseinrichtungen sicher digital – ganz ohne zusätzliche Hardware oder aufwändigen Anschluss an die TI.
Einfache Terminplanung mit medflex
Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Sie registrieren sich kostenfrei bei medflex und nutzen die Anwendung über Ihren Internet-Browser, ohne Download und Installation. Damit Ihr Team Sie optimal unterstützen kann, haben Sie die Möglichkeit, separate Mitarbeiterzugänge anzulegen. Nachdem Sie Ihr Profil vervollständigt haben, damit Ihre Patient:innen Ihre Praxis direkt wiedererkennen, kann es losgehen.
Es gibt zwei Wege, über die Patient:innen Terminanfragen an Sie richten können:
Sie laden Bestandspatient:innen zu medflex ein. Das geht auch gesammelt in Form einer Liste. Anschließend können Ihnen diese Personen direkt über den Messenger schreiben. Oder
Patient:innen kontaktieren Sie über das Anfragemodul auf Ihrer eigenen Webseite oder Ihrer medflex Kontaktseite, die automatisch für Sie erstellt wird. Anliegen gehen hierüber strukturiert nach Anfragegrund ein, z.B. Terminwünsche, Folgerezepte, Befunde und Überweisungen.
Ihre Praxis unterbreitet gezielt Terminvorschläge und kann bei Bedarf Rückfragen stellen oder Erinnerungen versenden.
Tipp: Mit automatisierten Hinweisen in medflex teilen Sie Patient:innen mit, welche Angaben Sie für die Terminplanung benötigen, etwa Grund des Termins, Beschwerden, Überweisung vorhanden etc.
Videotermine
medflex bietet auch nach KBV-Richtlinien zertifizierte Videogespräche. Videotermine legen Sie direkt in medflex an. Sie können diese per Mausklick mit Ihrem elektronischen Praxiskalender synchronisieren und von dort aus starten.
Den medizinischen Messenger medflex finde ich wirklich super! Der Austausch ist schnell und einfach und die Patienten sind davon extrem begeistert.
Quellen:
* medflex Patientenzufriedenheitsumfrage 2022
*** „Arzttermin-Portale im Test: Ganz schön unsensibel“. Stiftung Warentest. www.test.de; 09.01.2021
° medflex Nutzerzufriedenheitsumfrage 2021
Regina Phalange
Seit Anfang 2021 geht die Content Spezialistin für medflex auf die Pirsch nach spannenden Themen aus den Bereichen eHealth und Telemedizin. Ihr Schwerpunkt liegt auf den praktischen Einsatzmöglichkeiten und der Implementierung neuer Technologien in der Praxis.
In diesem Artikel
Praxisorganisation
Oktober 5, 2023
Praxisorganisation
September 21, 2023
