MFA-Mangel: Diese 5 digitalen Werkzeuge entlasten Ihr Team

Die Klagen über den anhaltenden MFA-Mangel sind auch in diesem Jahr nocht nicht verebbt – trotz diverser Kampagnen von Ärztekammern und KBV. Über alle Fachrichtungen hinweg fehlt es an qualifiziertem Personal für die tägliche Arbeit, die vorne am Empfang anfällt: Steuerung der Patientenströme, Terminmanagement, aber auch Assistenz bei Untersuchungen, Laborarbeit und vieles mehr.

Viele Faktoren tragen zum MFA-Mangel bei. Wir wollen uns nicht nur die „externen“ Gründe wie fehlende Wertschätzung oder zu geringe Vergütung anschauen. Sondern auch die „internen“, die im Praxismanagement liegen und die durch den richtigen Einsatz digitaler Tools gelöst werden können.

Wie viele MFA fehlen in Deutschland?

Es gibt keine allgemeinen offiziellen Zahlen zu den fehlenden Stellen. Aber verschiedene Umfragen wie die der Kassenärztlichen Vereinigung Bremen oder die des Bundesverbands der Hals-Nasen-Ohrenärzte e.V. lassen den Schluss zu, dass wir es mit einem allegemeinen Problem zu tun haben:

Fast ein Viertel der befragten Praxen in Bremen konnten in den letzten 12 Monaten keine freien MFA-Stellen besetzen.
Über 75 Prozent der Befragten gaben an, dass sich Patienten aufgrund des Personalproblems auf längere Wartezeiten einstellen müssen – und dass die Praxen ihr Angebot runterfahren müssen.
Bei den HNO-Praxen sind es über die Hälfte, die aktuell auf MFA-Suche sind.
Über 60 Prozent der befragten HNO-Praxen können aufgrund des Personalmangels nicht mehr alle Untersuchungen anbieten.

Was sind die Gründe für den MFA-Mangel

Im Wesentlichen gibt es 5 Hauptursachen, die immer wieder im Kontext von MFA-Mangel genannt werden:

1. Geringe Vergütung: Im Kampf um gutes Personal ziehen niedergelassene Ärzte häufig den Kürzeren, da sie nicht in der Lage sind mit den attraktiveren Gehältern in Kliniken und Krankenkassen zu konkurrieren.

2. Hohe Arbeitsbelastung: Immer mehr Patienten und weniger Kolleginnen im Team führen zu einer Überbelastung, die wiederum zu Fluktuation führt.

3. Fehlende Wertschätzung: Viele MFA beklagen, dass Sie weder von Vorgesetzten noch von Patienten, der Gesellschaft oder der Politik die Anerkennung erfahren, die sie verdienen.

Ein weiterer Grund: Veraltete Prozesse

In vielen Praxen wird seit Jahren auf die gleiche Art und Weise gearbeitet. Diese etablierten Praxisprozesse können aber gerade für junge MFA, die ins Berufleben starten, sehr frustrierend sein. Viele administrative Aufgaben sind repetitiv, unterbrechungsintensiv und könnten mithilfe intelligenter Anwendungen viel einfacher und effizienter gelöst lassen.

5 digitale Werkzeuge zur nachhaltigen Entlastung von Praxisteams

1. Anrufmanagement: Vom Störfaktor zum strukturierten Prozess

Das Telefon ist der größte Faktor für Arbeitsunterbrechungen und eine häufige Quelle für Patientenfrust durch Warteschleifen. Ein KI-Telefonassistent kann mehrere Anrufe parallel annehmen, Anliegen mittels Spracherkennung klassifizieren und viele Standardanfragen wie Rezeptwünsche oder Terminanfragen autonom bearbeiten. Die Informationen werden strukturiert an das Team übergeben, das sie asynchron und konzentriert abarbeiten kann.

Worauf es bei einem leistungsstarken Telefonassistenten ankommt, haben wir hier für Sie analysiert.

2. Terminvergabe: Effizienz durch Patient Self-Service

Geben Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, Termine eigenständig online zu buchen. Während spezialisierte Tools oft Insellösungen schaffen, die eine separate Verwaltung erfordern, bieten integrierte Plattformen einen entscheidenden Vorteil: Anfragen können über verschiedene Kanäle – ob telefonisch per KI oder online per Chat-Modul – in einem einzigen, zentralen System zusammenlaufen. Das minimiert den administrativen Aufwand und schafft einen einheitlichen Prozess.

3. Patientenaufnahme: Medienbrüche vermeiden, Zeit gewinnen

Der klassische Anamnesebogen auf Papier erzeugt einen ineffizienten Medienbruch: Die handschriftlichen Daten müssen manuell und fehleranfällig übertragen werden. Digitale Formulare, die Patienten vorab online ausfüllen, lösen dieses Problem. Entscheidend ist hier die Interoperabilität: Führende Anbieter digitaler Formulare wie Nelly oder simpleprax bieten Schnittstellen zu Praxismanagement-Plattformen wie medflex, um einen nahtlosen und automatisierten Datenfluss zu gewährleisten. Das spart Papier, Scan-Arbeit und vor allem wertvolle Zeit bei der Patientenaufnahme.

4. Kommunikation: Sichere und nachvollziehbare Kanäle etablieren

Die schnelle Kommunikation über Messenger ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Im medizinischen Umfeld ist jedoch die Einhaltung der DSGVO entscheidend. Private Messenger sind hierfür ungeeignet und stellen ein erhebliches rechtliches Risiko dar. Eine professionelle Praxis-Plattform bündelt daher nicht nur die eingehende, sondern auch die ausgehende Kommunikation über einen sicheren, integrierten Messenger. Dies ermöglicht einen schnellen und nachvollziehbaren Austausch mit Patienten, Zuweisern und Kollegen und vermeidet den Einsatz zusätzlicher, isolierter Tools.

5. Versorgungsangebot: Geografische und physische Hürden überwinden

Spätestens seit der Pandemie hat sich die Videosprechstunde als fester Bestandteil der Patientenversorgung etabliert. Sie ermöglicht die Betreuung von nicht-mobilen Patienten, schließt Versorgungslücken in ländlichen Gebieten und bietet einen effizienten Kanal für Kontrolltermine wie die Wundkontrolle. Auch hier zeigt sich der Vorteil einer integrierten Plattform: Die Videosprechstunde ist oft als Modul verfügbar und fügt sich nahtlos in die bestehenden Kommunikationskanäle und Terminplanungsprozesse der Praxis ein.

Strategische Entlastung statt anhaltende Überlastung

Der MFA-Mangel zwingt Praxen dazu, ihre internen Prozesse kritisch zu hinterfragen. Die Digitalisierung bietet hierbei hochwirksame Instrumente zur gezielten Prozessoptimierung. Indem repetitive, administrative Aufgaben an digitale Assistenten übergeben werden, wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Arbeitszufriedenheit und die Konzentration im Team.

Der strategisch klügste Ansatz ist, dort zu beginnen, wo der größte Engpass und der höchste Stressfaktor liegt. Für die meisten Praxen ist dies nach wie vor die synchrone Kommunikation am Telefon.

Wenn Sie analysieren möchten, wie dieser zentrale Prozess in Ihrer Praxis durch den Einsatz von KI-Technologie optimiert werden kann, sprechen Sie uns gerne an!

04. September 2025
Lesedauer: 5 min