Online-Rezeption vs. Telefonassistent: Was entlastet Ihre Praxis wirklich?

Die Digitalisierung der Praxiskommunikation ist in vollem Gange. Auf der Suche nach Entlastung für ihre Teams stoßen Praxisinhaber auf zwei vielversprechende Konzepte: den KI-Telefonassistenten und die Online-Rezeption. Doch obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, beschreiben sie zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze mit sehr unterschiedlichen Auswirkungen auf Ihren Praxisalltag.

Welche Lösung adressiert das drängendste Problem? Und was ist eine sinnvolle Ergänzung versus eine absolute Notwendigkeit?

Was ist was?

Der KI-Telefonassistent: Dies ist eine spezialisierte Software, die den Telefonkanal Ihrer Praxis automatisiert. Sie nimmt Anrufe mittels künstlicher Intelligenz entgegen, versteht die Anliegen der Patienten im Dialog und bearbeitet Standardanfragen wie Terminvereinbarungen oder Rezeptbestellungen selbstständig. Ihr primäres Ziel ist es, das Telefonaufkommen zu filtern und zu reduzieren.
Die Online-Rezeption: In der Regel ist hiermit ein webseitenbasiertes Modul gemeint – oft ein Chatbot, ein Kontaktformular oder ein asynchrones Anfrage-Tool. Patienten können hier textbasiert und zeitversetzt Anfragen an die Praxis stellen. Ihr primäres Ziel ist es, einen zusätzlichen, digitalen Kommunikationskanal anzubieten.

Wo entsteht der größte Schmerzpunkt?

Die strategisch richtige Entscheidung hängt nicht davon ab, welche Technologie neuer ist, sondern welche das größte Problem löst. Analysen des Kommunikationsaufkommens in Arztpraxen zeichnen ein eindeutiges Bild:

Rund 80% aller externen Anfragen erreichen die Praxis nach wie vor über das Telefon.

Das Telefon ist und bleibt der primäre Kontaktpunkt für die Mehrheit der Patienten – unabhängig von deren Alter oder digitaler Affinität. Es ist aber auch der größte Störfaktor im Praxisablauf. Ein Anruf ist synchron: Er fordert sofortige, ungeteilte Aufmerksamkeit und unterbricht jede andere Tätigkeit. Eine webseitenbasierte Anfrage ist asynchron: Sie kann bearbeitet werden, wenn im Arbeitsablauf Zeit dafür ist.

Die zentrale Herausforderung für die Entlastung des Praxisteams ist also nicht die Schaffung neuer, asynchroner Kanäle, sondern die Bewältigung des synchronen, unterbrechungsintensiven Hauptkanals: des Telefons.

Online-Rezeption

Vorteile

😀Bietet einen modernen Service für digital-affine Patienten.

😀Anfragen kommen strukturiert und schriftlich an.

😀24/7 erreichbar für schriftliche Anliegen.

Nachteile

😔Löst das Telefonproblem nicht. Der Haupt-Stressfaktor bleibt bestehen.

😔Schafft einen zusätzlichen Kanal, der überwacht werden muss.

KI-Telefonassistent

Vorteile

😀Löst das Kernproblem: Reduziert den Telefon-Stress und die Unterbrechungen.

😀Bedient die Mehrheit (80%) der Patienten über ihren bevorzugten Kanal.

😀Funktioniert für alle Patientengruppen.

😀Anfragen kommen strukturiert und schriftlich an.

😀24/7 erreichbar für telefonische Anliegen.

Nachteile

😔Eine sehr kleine Gruppe von Patienten bevorzugt eventuell rein schriftliche Kommunikation.

Fazit: Notwendigkeit vor Service – Die richtige Priorität setzen

Eine Online-Rezeption in Form eines Website-Moduls ist ein wertvoller Service, eine „Nice-to-have“-Ergänzung für eine bereits gut organisierte Praxis. Sie verbessert den Komfort für eine spezifische Patientengruppe.

Ein KI-Telefonassistent hingegen ist eine operative Notwendigkeit. Er setzt am größten Hebel zur Entlastung des Teams an und löst das Problem, das den Praxisalltag am stärksten beeinträchtigt. Er ist die Grundlage für einen ruhigen, konzentrierten und effizienten Empfang.

Die strategisch richtige Reihenfolge ist daher klar: Erst den Haupt-Stressfaktor – das Telefon – eliminieren und einen stabilen, planbaren Arbeitsablauf schaffen. Danach kann man als Service-Erweiterung über zusätzliche digitale Kanäle wie eine Online-Rezeption nachdenken. Im Idealfall fließen dann alle Anfragen, ob per Telefon-KI oder Website-Modul, in ein einziges, zentrales System, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

04. September 2025
Lesedauer: 5 min