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Gutes Praxismanagement

11. Januar 2023
Lesedauer: 4 min

Gutes Praxismanagement

Das A und O für eine erfolgreiche Praxis

Ein gutes Praxismanagement sorgt für eine wirtschaftliche und effiziente Ressourcennutzung und zufriedene Mitarbeiter:innen sowie Patient:innen. Was genau gehört zum Praxismanagement? Warum ist eine gute Organisation schon rein rechtlich wichtig? Und welche Rolle nimmt dabei ein/e Praxismanager:in ein? All das erfahren Sie hier im Überblick.

Was versteht man unter Praxismanagement?

Wer heutzutage eine eigene Praxis führt, hat viele Herausforderungen zu meistern. Neben der medizinischen Fachkompetenz und einer guten Kommunikationsfähigkeit erwarten Patient:innen oft einen guten Service in diversen Bereichen: Von kurzen Wartezeiten und unkomplizierten Terminvergaben über analoge wie digitale Kontaktmöglichkeiten bis hin zu einer freundlich-professionellen Kommunikation. Das gelingt in der Regel nur, wenn das Praxisteam an einem Strang zieht und konkret weiß, wann, was und wie zu tun ist – und genau dadurch zeichnet sich eine gute Praxisorganisation und -verwaltung aus. Im Allgemeinen wird Praxismanagement als die Verwaltung und Organisation von Arztpraxen unter Berücksichtigung von betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten definiert. ^{1, 2}

Was gehört zum Praxismanagement?

Das Aufgabenfeld des Praxismanagements ist groß. Dazu zählt:^{1, 3, 4, 5}

Termin- und Zeitmanagement wie z. B. Erinnerungs- sowie Recall-Service oder die Planung von Urlaubsvertretungen
Qualitätsmanagement
Hygienemanagement
Kommunikation, wie z. B. das Beschwerdemanagement im Rahmen der Patientenbetreuung
Teamleitung und Personalmanagement inkl. Dienst- und Urlaubsplanung
Praxismarketing wie Patientenbindung oder die Betreuung von Bewertungsportalen im Netz
Rechtsvorschriften sowie betriebswirtschaftliche Grundlagen
Datenschutz und Datensicherheit

Auf der EDV-Ebene unterstützt dabei ein Praxisverwaltungssystem (PVS), um alle Praxisabläufe digital zu dokumentieren und zu organisieren. Vor allem in größeren Praxen übernimmt diese Aufgabe oft vornehmlich ein/eine Praxismanager:in.

Warum Praxismanagement?

Das höchste Gut in Ihrer Praxis ist die ärztliche Arbeitszeit und wie sich diese am effektivsten nutzen lässt. Aus diesem Grund nimmt das Zeitmanagement – und hier insbesondere die Terminplanung sowie die Delegation von nicht-ärztlichen Tätigkeiten – eine besonders wichtige Rolle ein. Was Zeit im Praxisalltag kostet, ist, wenn Ärzt:innen Tätigkeit übernehmen, die auch an Medizinische Fachangestellte (MFA) delegiert werden könnten oder wenn Patient:innen nicht ausreichend auf den Arzttermin bzw. das Arztgespräch vorbereitet sind.⁶

Zudem ist Zeitmanagement vor dem Hintergrund des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSGV) umso relevanter. Laut dem TSGV sind Vertragsärzt:innen verpflichtet, Kassenpatient:innen mindestens 25 Stunden pro Woche Sprechstunden anzubieten, Zeiten für Hausbesuche können dabei miteinberechnet werden. Zudem wurde geregelt, dass es für Facharztgruppen wie z. B. Augen-, Frauen- und HNO-Ärzt:innen obligatorisch ist, fünf Stunden wöchentlich als offene Sprechzeiten bereitzustellen. Allein dadurch ergeben sich somit rechtliche Vorgaben, nach denen die Praxisabläufe organisiert werden müssen.

Was wird durch eine gute Praxisorganisation erreicht?

Im Idealfall wird durch eine gute Praxisorganisation sowohl ein wirtschaftlicher Erfolg als auch die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen und Patient:innen erreicht. Sind beispielsweise die Termine zeitlich gut kalkuliert, werden Rezeptwünsche vorab aufgenommen oder ermöglicht das PVS beispielsweise eine direkte Kommunikation zwischen Ärzt:innen und Mitarbeiter:innen bei der Terminvergabe, um automatisch Folgetermine zu vereinbaren, kann das Terminmanagement bereits für alle Beteiligten zeitlich optimiert werden. Dadurch lassen sich im wahrsten Sinne kostbare Minuten einsparen, die auf das Jahr gerechnet viele Arbeitswochen ergeben können. ⁶ Existiert eine Ablauforganisation, also einheitliche Arbeitsanweisungen der anfallenden Arbeitsprozesse in der Praxis, sorgt dies für Routine unter den Mitarbeiter:innen und gibt zudem Sicherheit, wenn jemand ausfällt oder neue Mitarbeiter:innen hinzukommen. ⁸ Eine klare Aufgabenverteilung im Praxisteam beugt zudem Missverständnissen vor und kann zu einem guten Arbeitsklima beitragen.

Und nicht zuletzt profitieren auch Patient:innen von einer gut organisierten Praxis: ein effizienter Arztkontakt, kurze Wartezeiten, eine freundliche Kommunikation sowie schnelle Terminvergaben sind Aspekte, die zur Kundenbindung und beispielsweise auch zu positiven Portalbewertungen beitragen.

medflex für Praxisteams: Der medizinische Messenger von medflex bietet eine Rundum-Lösung für die medizinische Kommunikation und sorgt für einen schnellen, sicheren und einfachen Austausch. Über eine Anwendung sind Terminvergaben, Nachrichtenversand, Dateiaustausch (Befunde, Rezepte, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) und Videosprechstunden mit Patient:innen und Kolleg:innen möglich.

Wie kann ein:e Praxismanager:in unterstützen?

Vor allem in größeren Praxen kann es sehr helfen, wenn Sie Unterstützung durch eine/einen MFA erhalten, die/der als qualifizierte Praxisleitung oder Praxismanager:in beschäftigt ist. In der Regel lässt sich diese Qualifikation über eine Fortbildung erreichen, die unter anderem als einwöchige Vor-Ort-Fortbildung oder berufsbegleitend als Fernlehrgang angeboten wird.

Durch die Leitungsfunktion als Praxismanager:in haben Sie jemanden, der sich qualifiziert um alle verantwortlichen Aufgaben kümmert und Sie dabei unterstützt, Raum für Arzttätigkeiten zu schaffen. Zudem stehen Praxismanager:innen sowohl dem ganzen Team als auch den Patient:innen als professionelle Ansprechpartner zur Seite. In vielen Fällen besteht auch die Möglichkeit, die Fortbildung staatlich fördern zu lassen, teilweise bis zu 100 %. Für die Förderung gibt es bestimmte Voraussetzungen, z. B. dass die Berufsausbildung mindestens vier Jahre zurückliegen muss und die Fortbildungsteilnehmenden in den vier Jahren vor der Antragstellung an keiner anderen geförderten Weiterbildung teilgenommen haben.^{4, 5} Nähere Informationen über die Förderungsmöglichkeiten bieten Ihnen in der Regel die Anbieter der Weiterbildungskurse.

Mit mehr Verantwortung ist oft auch eine entsprechende Entlohnung verbunden. In Bezug auf die Weiterbildung im Praxismanagement ist das Gehalt in der Regel nicht einheitlich geregelt und hängt auch von diversen Faktoren wie den individuellen Tätigkeitsfeldern oder der Berufserfahrung ab. Im Durchschnitt wird das Einstiegsgehalt von Praxismanager:innen in die Tätigkeitsgruppe IV des Tarifvertrags für Medizinische Fachangestellte eingestuft, was bei Vollzeit einem Bruttogehalt von ca. 2.500 € entspricht.^{9, 10}