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Hilfe, wir digitalisieren die Arztpraxis
7 Survival-Tipps fĂĽr MFAs
Über Digitalisierung in Arztpraxen wird viel gesprochen – oft negativ. Zu viel hört und liest man davon, wie schwierig das Ganze umzusetzen sei. Doch keine Sorge, wenn Sie oder Ihr Chef bzw. Ihre Chefin nun planen, Abläufe in Ihrer Arztpraxis zu digitalisieren! Digitalisierung geht auch einfach. Noch dazu bringt sie viele Erleichterungen mit sich. Wir haben mit einer MFA über Vorteile und Vorurteile bei der Digitalisierung gesprochen. Das Ergebnis: 7 Tipps, die Praxisteams bravourös durch die heiße Phase bringen. So setzen Sie den Gang in die digitale Ära gekonnt und voller Motivation um.
Von MFA zu MFA: Unsere Tipps fĂĽr die Digitalisierungsphase
Ganz gleich ob Sie selbst die Digitalisierung von Prozessen anstoßen möchten, oder Ihr Chef bzw. Ihre Chefin den Weg beschreiten möchte, diese 7 Tipps helfen dabei:
Tipp 1: Vorteile verdeutlichenÂ
FĂĽhren Sie sich – oder zögerlichen Kolleg:innen – zunächst die vielen VorzĂĽge digitaler Lösungen vor Augen. Das motiviert. Hier nur einige der Vorteile: Â
- Statt Ablage und Ordnerschleppen können Sie sich voll und ganz auf die spannenden medizinischen Aspekte Ihres Berufs konzentrieren. Â
- Der Papierverbrauch schrumpft auf ein Minimum.Â
- Statt ständig klingelndem Telefon wird die Arbeit am Empfang entspannter und endlich planbar. Patient:innen mit einem Lächeln zu begrĂĽĂźen, fällt dann noch viel leichter. Â
- Es wird ganz einfach, das ganze Team auf denselben Stand zu bringen, wenn Neuigkeiten, Arbeitspläne und wichtige Dateien digital fĂĽr alle verfĂĽgbar sind.Â
- Sie sparen sich mĂĽhsames Digitalisieren von Papierbögen, wenn Sie Laborbefunde, Arztbriefe und Anamnesebögen direkt elektronisch erhalten.Â
- Patient:innen, die verärgert sind, weil sie Ihre Praxis so schwer erreichen? Mit online Terminplanung oder einem Praxis-Chat sind alle zufriedener.Â
Frau Bepler ist in einer urologischen Praxis tätig, die seit vielen Jahren digital und quasi papierlos arbeitet. Ist der Umstieg schwergefallen? Ihre Erfahrung: Â
Die Umstellung auf digital ist gar nicht schwergefallen. Papierlos ist immer gut. Nicht nur, dass man das CO2 im Auge behält, man spart sich auch viel Arbeit. Ich muss nichts mühsam in den Akten heraussuchen, denn sämtliche Befunde sehe ich digital. Keine Karteikarten mehr, keine Ordner – allein damit Papiere alphabetisch abzusortieren ist ja sonst eine Kraft beschäftigt. Für Ärzte lohnt sich die Frage: Wie lange ist mein Personal mit solchen Aufgaben beschäftigt? Da lässt sich jede Menge Zeit sparen.
— Petra Bepler, MFA
Tipp 2: Durch eine Hospitation Vorbehalte ausräumenÂ
Manches muss man einfach gesehen haben, um es sich vorzustellen. Deshalb rät MFA Petra Bepler Kolleg:innen, denen die Umstellung auf neue Technologien Bauchschmerzen bereitet:Â
Ich bin großer Fan von Hospitation. Wir gehen abwechselnd in andere Praxen, denn man wird ja betriebsblind. Mein Tipp: Einfach mal in einer Praxis nachfragen, die digital gut aufgestellt ist, und reinschnuppern. Nur wenn man das live sieht, lernt man das auch zu schätzen.
— Petra Bepler
Das ist auch eine prima Gelegenheit, aus den Erfahrungen anderer zu lernen. Fragen Sie ruhig nach, welche (vielleicht unerwarteten) Stolpersteine Ihre Kolleg:innen bei der Tool-Findung oder EinfĂĽhrung ĂĽberwunden haben und was Sie rĂĽckblickend anders machen wĂĽrden. Â
Tipp 3: Gehen Sie das Projekt Digitalisierung als Team anÂ
Der Charme digitaler Tools liegt ja nicht nur darin, dass Informationen vom Papier in den Computer umziehen, sondern darin, dass sie ganz neue, einfachere Abläufe ermöglichen. Hier ist das ganze Team gefragt. Besprechen Sie das gemeinsam. Wo hakt es aktuell, welche Erleichterungen erhoffen Sie sich konkret im Alltag und wie möchten Sie das erreichen? Vereinbaren Sie anhand dessen, wer welche Aufgaben ĂĽbernimmt und was dabei zu beachten ist. Dann können sich auch alle besser damit identifizieren.Â
Stellen Sie sich als Team Fragen wie:Â
- Wer sieht sich eingehende Nachrichten von Patient:innen zuerst an? Â
- Welche Aufgaben kann nur ein Arzt oder eine Ă„rztin erledigen, was lässt sich an das Team delegieren? Â
- Möchten Sie fĂĽr neue Anfragen bestimmte Zeitfenster festlegen, um ungestörter arbeiten zu können? Â
- Wie möchten Sie als Praxis auftreten und klingen, wenn Sie digital kommunizieren, nutzen Sie z. B. eine Grußformel?
Praxis entlasten
Umfrage: Das bringt medflex Praxen & Patient:innen. Zum Beitrag >
Tipp 4: Das neue digitale Praxis-Tool kennenlernenÂ
Reservieren Sie etwas Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Wer nicht so technikaffin ist, tut sich am besten zu zweit zusammen. Erkunden Sie die Basisfunktionen. Dient das Tool der Patientenkommunikation, schlĂĽpfen Sie auch einmal in deren Rolle. Und finden Sie heraus, wie Sie Dinge nachträglich ändern können, z. B. die Uhrzeit eines Videotermins. Â
Sie beschreiten Neuland? Gut, wenn Sie da jemanden nach dem Weg fragen können. Professionelle Anbieter haben in der Regel einen gut aufbereiteten Onboarding-Prozess mit Schulungsangeboten und Selbstlern-Tutorials. Achten Sie am besten schon bei der Auswahl der Anwendung darauf, welche Angebote und Formen von Support der Hersteller anbietet. Gibt es einen persönlichen Kontakt zum Kundenservice? Eine persönliche Online-EinfĂĽhrung? Profi-Tipp: Nutzen Sie diese Angebote. Der Zeitaufwand ist ĂĽberschaubar und der Nutzen groĂź.Â
Bei medflex steht Ihnen sogar in der kostenlosen Basisversion der Kundenservice persönlich zur Verfügung. Jetzt kostenfrei kennenlernen≫
Tipp 5: Keine Sorge, ob die anderen mitziehenÂ
Studien zufolge wĂĽnschen sich die Patient:innen, dass der Gang zum Arzt digitaler wird. Je jĂĽnger sie sind, desto größer ist oft die Frustration ĂĽber altbackene Prozesse. Doch gerade bei älteren Patient:innen machen sich viele Praxisteams oft grundlos Sorgen. Ist die Nutzung einer App oder der Videosprechstunde wirklich zu kompliziert fĂĽr +60er? Andere Frage: Heute schon ein lustiges Meme von Mama „gewhatsappt“ bekommen? Na eben. Â
Von Frau Bepler, die in einer urologischen Praxis arbeitet, wollten wir wissen, wie digitale Kommunikation bei den (zumeist älteren) Patient:innen ankommt. Ihre Antwort: Â
Unsere Patienten nehmen den digitalen Kanal dankend an. Wir haben den QR-Code zur Registrierung bei medflex bei uns am Empfang aushängen. Die Patienten scannen den Code mit der Kamera ab, melden sich an und können uns direkt schreiben. Auch immer mehr ältere Patienten: Wir haben 80-Jährige, die machen lieber alles am Handy. Die meisten haben ein Smartphone, nicht mehr diese Seniorenhandys mit den großen Tasten. Sie sagen uns: Warum lange versuchen, am Telefon durchzukommen, wenn ich etwas einfach per Chat erledigen kann?
— Petra Bepler
Tipp 6: Veränderung gekonnt kommunizierenÂ
Neue digitale Serviceleistungen sind ein toller Mehrwert fĂĽr die Patient:innen. Nur mĂĽssen sie erst einmal erfahren, was nun alles möglich ist. Wenn Sie beispielsweise online Patientenanfragen, Praxis-Chat oder Videosprechstunden anbieten, dann lassen Sie es Ihre Patient:innen wissen. Weisen Sie ruhig ĂĽber mehrere Wochen oder Monate alle am Empfang auf den neuen Service hin. Nutzen Sie Poster oder Aufsteller, um ĂĽber die neue Anwendung zu informieren. Und platzieren Sie einen Hinweis prominent auf der Praxiswebsite, z. B. bei den Kontaktdaten. Viele Anbieter stellen entsprechende Kommunikationsmaterialen zur VerfĂĽgung, die Sie ausdrucken oder auch auf der Website einbinden können. Â
Senden Sie eine Rund-Mail an Ihre Partner (Labore, Pflegeheime etc.). Betonen Sie, welche Vorteile das hat, z. B. die bessere Erreichbarkeit, dass sie sich Zeit und Wege sparen können oder dass Sie Befunde jetzt schneller und datenschutzkonform per Messenger statt ĂĽber das datenschutzrechtlich ungeeignete Fax austauschen möchten. Ăśberlegen Sie gemeinsam im Team, welche Vorteile fĂĽr Ihren Patientenstamm am interessantesten sind.Â
Vor allem Pflegeheime schicken Anfragen lieber digital. Sie erhalten eine Lesebestätigung und sehen gleich, dass ihre Nachricht gelesen wurde. Beim Fax wissen sie nicht: Sind wir im Urlaub, hat das jetzt jemand gesehen?
— Petra Bepler
Tipp 7: Die Praxis sicher und datenschutzkonform digitalisierenÂ
Zwei Dinge sind wichtig, um digitale Lösungen DSGVO-konform und damit abmahnsicher und abrechenbar in der Arztpraxis einzubinden: 1. Die Auswahl datenschutzkonformer Anwendungen und 2. Die Schulung des Praxisteams im datenschutzkonformen Umgang damit.Â
Datenschutzkonforme (DSGVO) Anwendungen fĂĽr die Praxis auswählenÂ
DON’T: Viele Praxen haben den Wert der schnellen Chat-Kommunikation erkannt und nehmen dafĂĽr, der Einfachheit halber, dieselben Messenger-Apps, die die meisten auch privat nutzen, z. B. WhatsApp. Doch solche Anwendungen sind nicht DSGVO-konform (!) und damit ein groĂźes Risiko in der Arztpraxis – mehr dazu im Beitrag … . Â
DO: Digital geht auch sicher, und zwar mit datenschutzkonformen Anwendungen, die speziell für den Einsatz im medizinischen Umfeld entwickelt worden sind. Anbieter von Videosprechstunden müssen außerdem unbedingt nach KBV- bzw. KZBV-Richtlinien zertifiziert sein. Dann ist die Plattform nach deren äußerst strengen Vorgaben geprüft worden und erbrachte Leistungen abrechenbar.
Sicherheit fĂĽr Ihre Daten, Sicherheit fĂĽr Sie
Bei medflex ist die gesamte Plattform inklusive Videofunktion und Messaging nach KBV-Richtlinien zertifiziert. So gut sind Patientendaten bei medflex geschützt ≫
Digitale Anwendungen als Praxisteams datenschutzkonform nutzenÂ
Genau wie bei analogen Prozessen gibt es auch fĂĽr den sicheren digitalen Umgang mit Daten ein paar Basics zu beachten. Zum Beispiel nĂĽtzt das am sichersten verschlĂĽsselte Programm der Welt wenig, wenn Ihr Passwort „1234“ lautet. Deshalb unser Rat: Nutzen Sie die EinfĂĽhrung der neuen Anwendung als Gelegenheit, die KBV IT-Sicherheitsrichtlinie noch einmal zur Hand zu nehmen. Die erinnert Sie unter anderem daran, Â
- sich auszuloggen oder den Bildschirm zu sperren, wenn Sie den Raum verlassen.Â
- sichere Passwörter zu wählen und diese regelmäßig zu ändern.Â
- Ihre Zugangsdaten nicht an andere weiterzugeben.Â
- Monitore so aufzustellen, dass Unbefugte nicht mitlesen können.Â
Wichtig als Verantwortliche:r: Schulen Sie Ihr Personal im datensicheren Umgang mit digitalen Tools! Das gibt Ihren Mitarbeiter:innen Selbstvertrauen bei der Anwendung und hält Ihnen den Rücken frei.
- Lesedauer: 6 min
In diesem Artikel
Regina Phalange
Seit Anfang 2021 geht die Content Spezialistin für medflex auf die Pirsch nach spannenden Themen aus den Bereichen eHealth und Telemedizin. Ihr Schwerpunkt liegt auf den praktischen Einsatzmöglichkeiten und der Implementierung neuer Technologien in der Praxis.
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