Entlassmanagement in der digitalen Zeit

Anforderungen, Schwierigkeiten und digitale Lösungen

Die Verpflichtung, ein effektives Entlassmanagement zu gewährleisten, stellt viele Kliniken vor erhebliche Herausforderungen. Lesen Sie hier, welche Anforderungen ein effektives Entlassmanagement an die beteiligten Akteure stellt, welche Probleme sich daraus ergeben und wie eine zielgerichtete und umfassende Digitalisierung Abhilfe schaffen kann.

Was gehört zum Entlassmanagement?

Der Begriff Entlassmanagement steht für alle Prozesse und Vorgänge, die nach einem Krankenhausaufenthalt eine nahtlose Überleitung von Patient:innen in die vorgesehene Anschlussversorgung gewährleisten sollen, also in die hausärztliche Behandlung oder häusliche Krankenversorgung, die stationäre Pflege oder in eine Rehaeinrichtung. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung eines Entlassplans, eines Medikamentenplans sowie eines Entlassungsschreibens, die Benachrichtigung der weiterbehandelnden Arztpraxis, die Auswahl einer geeigneten Nachsorgeeinrichtung, die Beantragung der Leistungen bei der Krankenkasse und die Koordination aller Termine.^{1, 2}

Aber auch andere Aufgaben wie die Verordnung rezeptpflichtiger Medikamente und anderer verschreibungspflichtiger Leistungen (z. B. Heil- und Hilfsmittel) sowie das Ausstellen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fallen mit der Einführung des GKV-Versorgungsstärkungsgesetzes in den Bereich des modernen Entlassungsmanagements.³

Wann beginnt das Entlassmanagement?

Das ausdrückliche Einverständnis der Patient:innen vorausgesetzt, beginnt Entlassmanagement im Idealfall bei der Aufnahme ins Krankenhaus mit der Erfassung von Informationen, die für die spätere Anschlussversorgung relevant sein könnten. Ein Beispiel hierfür ist die Pflege- und Versorgungssituation chronisch kranker Menschen.⁴

Während des Krankenhausaufenthalts wägt das medizinische Fachpersonal gemeinsam mit Mitarbeiter:innen des Sozialdienstes sorgfältig den individuellen Versorgungsbedarf der Patient:innen sowie den Bedarf an verschreibungspflichtigen Leistungen im Anschluss an den stationären Krankenhausaufenthalt ab und leitet entsprechende Maßnahmen ein. Der Entlassungsplan definiert den zu erwartenden Pflege- und Versorgungsbedarf und die dafür zuständigen Leistungserbringer. Bei der Entlassung aus dem Krankenhaus erhalten Betroffene den (oft vorläufigen) Entlassungsbrief sowie die Kontaktdaten aller Ansprechpartner:innen, alle relevanten Unterlagen werden an die jeweiligen Leistungserbringenden weitergeleitet.^{1, 4}

Wer ist am Entlassmanagement beteiligt?

Zu den wesentlichen Akteuren des Entlassungsmanagements zählen neben Patient:innen und ggf. deren Angehörigen oder gesetzlichen Vertreter:innen zahlreiche Leistungserbringer, ebenso wie entsprechende Kostenträger:¹

Klinikärzt:innen
Sozialdienste und Case Manager:innen
Haus- und Fachärzt:innen
Reha-Einrichtungen
Ambulante Pflegedienste und stationäre Pflegeeinrichtungen
Apotheken
Krankenkassen

Seitens der Kliniken liegen die im Rahmen des Entlassungsmanagements anfallenden Aufgaben also hauptsächlich bei den behandelnden Klinikärzt:innen sowie bei Sozialdiensten und Case Manager:innen.¹

Besondere Herausforderungen beim Entlassmanagement

Krankenhäuser sind nach § 39 Abs. 1a SGB V verpflichtet, ein effektives Entlassmanagement zur Unterstützung des Übergangs in die Anschlussversorgung zu gewährleisten. Schon aus der Vielzahl der beteiligten Parteien ergibt sich jedoch ein erhebliches Problem: Jede einzelne von ihnen hat eigene Erwartungen und Interessen und die Verständigung zwischen den Beteiligten ist – ebenso wie der gesamte Entlassungsprozess – hochkomplex. ²

Ein effizientes Entlassungsmanagement mit reibungslosem Informationsaustausch und ohne Versorgungsbrüche für die Patient:innen scheitert derzeit nicht selten an Faktoren wie veralteten und nicht kompatiblen IT- Systemen, Verzögerungen bei der Übertragung klinischer Informationen in das Krankenhausinformationssystem (KIS) oder der fehlenden Digitalisierung von Schnittstellen und daraus resultierenden Medienbrüchen bei der Informationsweiterleitung. So ist es bis heute keine Seltenheit, dass Dokumente externer Leistungserbringer per Fax an die Klinik geschickt und hier zunächst durch Einscannen digitalisiert werden müssen. Informationsverluste und Mehrfachdokumentation sorgen für zusätzliche Unübersichtlichkeit, Verzögerungen und erhebliche Mehraufwände – bei steigender Arbeitsbelastung für die beteiligten Fachkräfte. ^{1, 2. 6, 7, 8}

Aber auch Faktoren wie das Recht auf freie Wahl des Nachversorgers durch die Patient:innen, kurze Verweildauern, ausstehende Kostenzusagen, wachsender Ressourcenbedarf bei gleichzeitigem Personalmangel, zivil- und strafrechtliche Haftbarkeit sowie steigende Anforderungen durch Änderungen der Rahmenvereinbarungen gehören zu den aktuellen Problemfeldern.

So kommt es in vielen Kliniken dazu, dass das Entlassmanagement immer stärker standardisiert wird und den individuellen Bedürfnissen der Patient:innen nicht mehr gerecht werden kann.¹ Eine vollständige Genesung ohne verlängerte Klinikaufenthalte oder Rehospitalisierungen aufgrund einer unzureichend organisierten Entlassung ist jedoch für ein Krankenhaus sowohl aus wirtschaftlichen als auch personellen Gründen von besonderem Interesse.^2,8

Wie kann Entlassmanagement effizient funktionieren?

Um eine effiziente Schnittstelle zwischen stationärer und ambulanter Versorgung und allen beteiligten Parteien zu schaffen, empfehlen Expert:innen, das Entlassungsmanagement im Krankenhaus zunächst als klinikinterne Serviceleistung zu zentralisieren und dadurch entsprechende Kompetenzen zu bündeln. ¹

In vielen Kliniken werden auch heute noch häufig analoge – und somit nicht interoperable – Kommunikationssysteme wie Papier, Fax oder Telefon genutzt. Besonders wichtig für ein effektives Entlassungsmanagement ist deshalb die zielgerichtete und standardisierte Digitalisierung aller Prozesse unter Nutzung interoperabler elektronischer Systeme.

Dies ermöglicht nicht nur eine einheitliche Dokumentation und eine schnelle, einfache und sichere Informationsverarbeitung und -weitergabe zwischen den beteiligten Parteien: Digitalisierung im Entlassmanagement schafft zudem Transparenz, macht Kapazitäten besser planbar und erlaubt es dadurch, alle relevanten Maßnahmen rechtzeitig in die Wege zu leiten.^{2, 8} Um das Personal möglichst effizient zu entlasten, sollte die Dokumentation der Patient Journey im Idealfall vollständig digital erfolgen – also bereits vor oder ab der Einweisung der Patient:innen und über ihre Entlassung aus dem Krankenhaus hinaus.⁸

Gut zu wissen: Unterstützende Softwarelösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, die auf Basis eines bereits bestehenden KIS implementiert werden können, stehen bereits zahlreich zur Verfügung. Entsprechende Systeme können den komplexen Prozess des Entlassungsmanagements zwar noch nicht komplett abbilden, aber den Verantwortlichen bereits erhebliche Erleichterungen verschaffen.² Zu ihnen gehört zum Beispiel auch der DSGVO-konforme und nach KBV-Richtlinien zertifizierte Messenger-Service medflex, der eine kanalübergreifende, effiziente Kommunikation und die Übermittlung relevanter Dokumente und Dateien ermöglicht.⁹

Unterstützend wird empfohlen, Checklisten zum Entlassmanagement für die verschiedenen Berufsgruppen zu etablieren. Dies dient nicht nur der besseren Orientierung, sondern hilft auch, Erwartungen an die entsprechenden Mitarbeiter:innen zu kommunizieren und die notwendigen Arbeitsschritte zu definieren.² Auch eine regelmäßige Qualitätssicherung und feste Ansprechpersonen für das digitale System vereinfachen das Entlassungsmanagement im Krankenhaus, entlasten das Fachpersonal und stellen eine adäquate Versorgung der Patient:innen sicher.⁸

Ihre Vorteile:

Einfacher & DSGVO-konformer Austausch zwischen Klinik und niedergelassenen Kolleg:innen
Entlassbriefe digital versenden – an Ärzt:innen und Patient:innen
Digitale Netzwerke mit Zuweisern und Kollegen in Praxen bilden: Für einen asynchronen Austausch von Patientenfällen
Datensicher Dateien bis 800 MB versenden, z. B. Röntgenaufnahmen
Kommunikation in Echtzeit mit Laboren per Messenger – ganz ohne Fax & Warteschleife